Las empresas habitualmente subestiman el gran cambio que es necesario efectuar cuando se implementa una nueva tecnología de trabajo o cuando se cambia de tipo de cliente o de tipo de producto o servicio.
Pese a las dificultades que puede suponer implementar un nuevo sistema de cambio, habitualmente la atención se concentra en conseguir nuevas tecnologías de trabajo o contratar los mejores proveedores. Estos aspectos son importantes, pero no son suficientes para asegurar que se verifique el cambio en el comportamiento práctico de nuestros equipos.
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La gestión del cambio es un sistema global, que implica interacciones complejas, y por tanto debe afectar no solamente a las tecnologías o a los proveedores, sino a toda la empresa. La influencia sobre el conjunto de la empresa comienza por el cambio individual de cada uno de los trabajadores, que posteriormente se suma y produce interacciones para conseguir cambios globales.
Sin embargo, este cambio es arduo, especialmente en los primeros momentos.
Imagina a un empleado dedicado, motivado, que ha trabajado en la empresa durante los últimos 20 años. Como resultado de su formación y de su prolongada experiencia laboral conoce exactamente cómo funcionan todos los mecanismos de la compañía y cómo conseguir aquello que quiere y necesita en su trabajo. Se trata de un buen trabajador, aunque utilice metodologías que no se encuentran plenamente optimizadas para las circunstancias actuales.
Para poder aceptar y realizar el cambio adecuadamente, este trabajador necesita que se atienda al modelo de influencia. En otras palabras:
- Formación acerca de cómo efectuar el cambio, tanto previamente a comenzar a implementar el cambio como durante el proceso.
- Atención específica a su situación particular: es muy probable que las direcciones generales del cambio se encuentren con dificultades objetivas en la aplicación operativa diaria. El trabajador puede necesitar herramientas para compaginar los criterios de calidad de su trabajo con las nuevas maneras de hacer las cosas. Dejarle solo en este aspecto es un riesgo muy importante de desafección.
- Es necesario que el trabajador mantenga intacta su motivación, por lo que juega un papel fundamental explicar las razones por las que se realizan los cambios
- Apoyo humano. Es importante acompañar las transiciones mediante equipos de apoyo no solamente ocupados en cuestiones técnicas, sino también humanas, que evitarán que el trabajador desarrolle miedo hacia el cambio o se desvincule de él.
Sin embargo, pese a que el cambio se realice en condiciones óptimas, es habitual que las empresas experimenten un pequeño descenso en la productividad y en su eficiencia mientras se adaptan a las nuevas circunstancias. Algunas fuentes especializadas se refieren a esto como “el valle de la desesperación”. La duración y profundidad de este valle se correlaciona con el tiempo y las dificultades que experimentan los trabajadores para adaptarse a las nuevas metodologías de trabajo.
Tradicionalmente, la actitud de las empresas ante este valle eran simplemente dejar correr el tiempo, esperar a que pasara la tormenta y tener confianza en que los problemas se terminarían solucionando.
Actualmente, la gestión del cambio implica una respuesta activa a estos problemas. Se ha demostrado que la gestión organizacional del cambio consigue minimizar la duración y profundidad de este valle, utilizando para ello una adecuada comunicación que permitan la educación y el entrenamiento del personal.
Además, también se ha demostrado que puede ser una manera de ahorrar dinero. Invertir una cierta cantidad de recursos en ayudar a preparar a los empleados para los cambios minimiza los impactos negativos que estos puedan suponer para su trabajo y la productividad de la empresa, y consigue así un importante ahorro económico directo, dado que se disminuye la profundidad y duración del referido “valle de la desesperación”. Por otro lado, se consigue un repunte más temprano de la productividad al implementarse más rápido las nuevas metodologías de trabajo, lo que también se traduce incremento de beneficios para la empresa.
Cuando consideres realizar un nuevo cambio de sistema de trabajo en tu empresa, te recomendamos que tengas en cuenta estos cinco principios:
Alineación de los líderes con el proyecto
Los líderes de los equipos de negocios tienen a focalizar toda su atención en “qué” se necesita completar en el proyecto o cuál es el producto final, sin prestar demasiada atención habitualmente al “por qué” y al “cómo”. Sin embargo, en gestión del cambio estas dos preguntas son fundamentales dado que ocuparse de estas dos cuestiones es precisamente su razón de ser.
Muchos líderes empresariales piensan que los cambios en la gestión de una organización son algo que se produce de manera automática. Basta con que se establezca que un cambio se tiene que producir para que los trabajadores lo adopten. Sin embargo, la experiencia prueba que esto no sucede así. Las metodologías de gestión del cambio organizacional constituyen un conjunto de técnicas que se han demostrado eficaces para conseguir implementar el cambio en una empresa
Invierte en gestión organizacional del cambio
Estos nuevos métodos permiten implementar los cambios de una manera más eficiente. Invertir en ellos conseguirá una adaptación más rápida a los nuevos sistemas y mejorará la satisfacción de los empleados, contribuyendo por todo ello a aumentar la productividad de la empresa.
Contar con tecnologías específicas de gestión del cambio organizacional y con un equipo especializado, conseguirá una implementación de los cambios mucho más eficiente.
Se trata de una inversión muy rentable si deseas implementar el cambio en tu empresa.
Favorece la implicación de los empleados
La implicación de los trabajadores es fundamental. No solamente porque ellos son los que utilizaron en el trabajo diario las nuevas metodologías, sino porque también son los mejores maestros para el resto de la plantilla. Conseguir trabajadores implicados y entrenados en las nuevo sistemas de trabajo permitirá que el resto se motiven y aprendan mucho mejor, pues tendrán el apoyo que necesitan al alcance de la mano.
Crea sistemas de transferencia de conocimiento
Hacer cualquier cosa por primera vez es difícil. Sin embargo, hacerla por segunda vez o contar con la ayuda y la experiencia de alguien que ya se ha enfrentado antes a la misma situación convierte un proceso difícil en algo mucho más sencillo.
Ten en cuenta que existen múltiples barreras para la transferencia de conocimiento entre proyectos e internamente a cualquier equipo de proyecto. Saber reconocerlos a tiempo te ayudará a diseñar políticas de transferencia de conocimiento eficaces.
Deja constancia por escrito de todos los procesos de cambio. Que la experiencia adquirida por unos trabajadores sirva de aprendizaje para los demás.
Sigue leyendo sobre gestión del cambio en nuestro blog:
Aunque todos hemos visto tableros Kanban, muchos de los principios que diferencian esta metodología se suelen pasar por alto en la práctica.
