Una torre hecha con piezas rectangulares. Juego para eliminar las piezas uno por uno evitando que la torre se derrumbaEl gestor de riesgos, gerente de riesgos o risk manager es una figura quizás menos reconocida que otras, pero resulta fundamental para el buen desarrollo de una empresa.

Su trabajo consiste en identificar los riesgos potenciales que pueden afectar a su organización en múltiples frentes: reputación, seguridad y viabilidad económica, incluyendo la seguridad de las inversiones. No obstante, lo habitual es que un gestor de riesgos se encuentre especializado en un área concreta, por lo que se ocupará de detectar los riesgos que acechan en su ámbito correspondiente. Así, por ejemplo, en banca son imprescindibles los departamentos de riesgo, mientras que para las aseguradoras la evaluación de riesgos es una actividad central. En estos ámbitos es habitual encontrar directores y analistas de riesgos.

 

La importancia transversal de una correcta gestión de riesgos para el desarrollo de cualquier actividad económica ha dado lugar a su vez a una disciplina especializada, conocida a menudo por sus siglas en inglés: Enterprise Risk Management, ERM o gestión de riesgo empresarial. COSO define la disciplina como sigue:

 

ERM es un proceso efectuado por el comité de dirección de una organización, su equipo directivo y otro personal. Se aplica a toda la empresa en un contexto estratégico, está diseñado para identificar potenciales situaciones que puedan afectar a la entidad, gestiona riesgos para que se encuentren dentro del alcance de su apetito de riesgo y proporciona garantías razonables para alcanzar los objetivos de la entidad.

Enterprise Risk Management — Integrated Framework
Committe of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission

 

Si te interesa esta propuesta de valor, debes saber que la culminación de tu desarrollo profesional podría llegar con el título de Chief Risk Officer (CRO). Aunque este cargo directivo es más común en el sector financiero, las grandes empresas de ingeniería también cuentan con ellos. Un perfil muy interesante en España, por ejemplo, es el de Cristina Martínez García, CRO en el grupo SACYR, doctorada en Risk Management y con más de diez años en puestos de responsabilidad en el área de gestión de riesgos en multinacionales.

En definitiva, el perfil del especialista en riesgos depende mucho del contexto y no es exclusivo de sectores como el financiero o de seguros. Otro de los perfiles más habituales se basa en la integración estratégica con la gestión de proyectos. En este sentido, forma parte de las responsabilidades de todo gestor. Dependiendo del tamaño de la empresa y de su organigrama, es probable que el PMO cuente con un especialista en riesgos, aunque a menudo la tendencia suele ser la distribución de esa responsabilidad o su absorción en las funciones de competencia del gestor de programas.

Sin embargo, la figura del gestor de riesgo tiene características y un expertise propios, aunando el conocimiento técnico con la experiencia en gestión, y  una importantísima competencia transversal: la capacidad de comunicar y de convencer. Por tanto, para realizar su tarea, debe ocupar una posición central, relacionándose con miembros de otros equipos dentro de la empresa y con los clientes.

Una vez que los riesgos han sido identificados y evaluados, los gestores de riesgos trabajan para implementar procedimientos contra ellos, que permitan superarlos, transferirlos, o al menos minimizarlos.

Además, deben comprender los objetivos de la empresa, para poder dirigir siempre sus esfuerzos y las modificaciones que hagan en la planificación inicial hacia la obtención de un producto que consiga la satisfacción de los clientes.

El resultado es un nuevo perfil profesional que se encuentra en auge.

 

Tareas que debe realizar el gestor de riesgos

  • Identificar riesgos. A menudo, el gestor de riesgos no tiene toda la información necesaria para esta tarea, por lo que se recurre a talleres y sesiones de trabajo en equipo en las cuales se ponen en común las experiencias sobre el progreso del trabajo. En este caso, el gestor de riesgo es un facilitador de conversaciones.
  • Desarrollar planes para imprevistos. Una vez identificados los riesgos, el gestor de riesgos es la persona con el conocimiento técnico necesario para desarrollar un plan de contingencia. También en este caso, es posible que muchos detalles escapen a su competencia y capacidad de decisión, por lo que su trabajo puede considerarse en ocasiones como una labor de consultoría interna hacia las unidades que más necesiten su asesoramiento.
  • Facilitar metodologías que permitan identificar y analizar el impacto económico de la pérdida de alguno de los componentes de la organización, cambios que se puedan producir en la plantilla de la empresa, en el contexto socioeconómico, etcétera.
  • Buscar oportunidades. El gestor de riesgos debe seleccionar aquellas posibilidades de trabajo que resulten más eficientes para la empresa desde el punto de vista del riesgo.
  • Prever los sobrecostes derivados de riesgos de nueva aparición mediante partidas presupuestarias específicas. Sin embargo, esto no exime de realizar predicciones realistas en los presupuestos iniciales.
  • Trabajar colaborativamente con el Consejo General de la empresa para mantener el control sobre los objetivos de cada proceso para asegurar que el resultado final complazca a los clientes y consiga su hueco en el mercado.

 

Formación y habilidades que debe tener el gestor de riesgos

La formación del gestor de riesgos será diferente en función del tipo de proyecto o del tipo de riesgo en el que debe trabajar.

Además de formación específica en gestión de proyectos y de riesgos, deberá ser especialista en el ámbito concreto del proyecto en el que se va a trabajar. Por ejemplo, si se trata de identificar los riesgos en un proyecto relacionado con la construcción, lo conveniente es que el gestor de riesgos tenga experiencia en arquitectura o en ingeniería. Sólo así podrá conocer ese mercado y los problemas y oportunidades que pueden surgir durante la ejecución de ese proyecto específico.

Al tiempo, este perfil profesional permite tener una formación previa más variada que otros ámbitos. Además de la formación especializada en gestión de proyectos, entre los estudios que se valoran están los siguientes:

  • Matemáticas
  • Física
  • Estadística
  • Administración y Dirección de Empresas
  • Estudios financieros y actuariales
  • Económicas
  • Ingeniería Industrial

Por ejemplo, es posible que un ingeniero nunca haya trabajado concretamente como Risk Manager pero que se haya dedicado a tareas relacionadas con la construcción o la ingeniería y por lo tanto tenga experiencia en otras áreas de la gestión de proyectos. En ese caso, pese a que su experiencia no sea concretamente en la gestión de riesgos, el bagaje de conocimientos y habilidades desarrollados en trabajos anteriores sí que será aplicable a su contexto actual.

Independientemente de la formación en un ámbito específico y en gestión de riesgos, el Risk Manager debe poseer una serie de competencias transversales no específicas, tales como:

  • capacidad de resolución de problemas y de toma de decisiones
  • aptitudes analíticas y atención al detalle
  • habilidades organizativas
  • capacidad de negociación y de persuasión
  • Inteligencia matemática y rapidez de cálculo
  • Inteligencia de negocio, para poder integrar los cálculos de riesgo en las dinámicas del desarrollo de la empresa.

Para adquirir la formación y competencias necesarias en el ámbito de la gestión de riesgos, existen instituciones específicas. Una de las más conocidas a nivel internacional es el Institute of Risk Management. Otras organizaciones destacadas son la Federation of European Risk Management Associations en ámbito europeo, la Iniciativa de Gerentes de Riesgo Españoles Asociados (IGREA) o el Club de Gestión de Riesgos En EspañaEstas organizaciones facilitan cursos, titulaciones y formación de actualización continuada.

 

Aliados del gestor de riesgos

Además de la formación y de las habilidades que posee el gestor de riesgos, para poder alcanzar el éxito en su trabajo y llevarlo a su empresa, es necesario que se apoye en software específico y avanzado.

En ITM Platform trabajamos para ofrecer una solución que te permita desarrollar al máximo tu productividad y conseguir el éxito en tus proyectos. Puedes comenzar por probar la matriz de evaluación de riesgos en su versión pública, una de las múltiples funcionalidades de nuestra solución integrada.

Además, si abres una cuenta de prueba podrás comprobar lo fácil que es conseguir informes personalizados, realizar seguimiento de tareas y llevar a cabo las funciones fundamentales de todo gestor de riesgos, inclusive la comunicación y la coordinación con todas las áreas de la empresa.

 

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caracteres largos de las manos, llaves al éxito del trabajo en equipo, proceso de producción, ordenadorEl trabajo colaborativo ha cambiado el mundo laboral. Cada día más empresas apuestan por el trabajo en remoto desde casa. De esta manera, se ahorran costes de mantenimiento de oficinas y se mejora la calidad de vida de los trabajadores.

El ahorro en tiempo y en transporte, añadido a la mayor flexibilidad de horarios que se consigue con estos nuevos sistemas de trabajo, hace que cada día más trabajadores escojan este sistema, pues con ellos resulta más sencillo compatibilizar la vida laboral y la familiar.

Según los estudios de satisfacción, trabajadores y empresas prefieren este método a la oficina tradicional.

Además, el teletrabajo permite a las empresas escoger trabajadores ubicados en cualquier lugar del mundo, teniendo como único criterio su adecuación al puesto de trabajo ofrecido, sin limitaciones geográficas.

Incluso para aquellos que deciden continuar con el trabajo presencial tradicional, el uso de herramientas de trabajo remoto permite un grado de interacción y de flexibilidad que no podrían conseguir de otra forma.

En un mundo en el que el uso de la tecnología es esencial para las comunicaciones y los negocios, utilizar un software adecuado puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de tu empresa.

Desde este artículo te vamos a dar algunos consejos que te ayudarán a escoger adecuadamente el software de trabajo colaborativo para tu empresa.

Plantea el problema

Para poder encontrar una solución, previamente se debe plantear el problema que se desea resolver. El software será diferente en función de tus necesidades. Igual que hay sectores en los que la comunicación es más importante que en otros más tradicionales, no es lo mismo una empresa internacional con cientos de trabajadores que una empresa local con pocos empleados que suelen vivir cerca de su lugar de trabajo.

Los usuarios también participan en la decisión

Las decisiones de la empresa que afectan a todos deberían contar con el mayor consenso posible, especialmente de aquellos que van a verse afectados por los cambios y que serán quienes, al fin y al cabo, den vida a la herramienta. Si a ellos les gusta y les conviene, la adopción será factible; de lo contrario, se convertirá en todo un problema.

Un buen software requiere de una buena implementación para poder exprimir al máximo sus posibilidades tecnológicas, lograr la máxima eficiencia económica y conseguir el mayor beneficio para los propios trabajadores y para la empresa.

Por tanto, la elección de un determinado tipo de software debe contar con la opinión del personal que va a utilizarlo.

Un ejemplo práctico sería el diseño de un hospital. ¿A quién debemos atender para saber si el hospital va a convertirse en un centro de referencia? A médicos y enfermeras. Así pues, la distribución de los espacios y la gestión de los recursos debería incorporar ciclos de información y asesoramiento por parte del personal sanitario que posteriormente utilizará las instalaciones. En otras palabras, distribuir los diferentes servicios de manera que se pueda prestar la mejor asistencia a los pacientes es algo que excede los límites de la arquitectura y la gestión económica.

Volviendo a la gestión de proyectos, utilizar soluciones informáticas puede ser un gran avance, siempre y cuando sean comprendidas y utilizadas adecuadamente por el personal implicado, que debe recibir respuestas y soluciones a sus preguntas o problemas. Por ello, el diseño del proceso de adopción debe incluir ciclos de recogida de información, tanto formales como informales. Sesiones de discusión, encuestas o incluso el empleo de pruebas de software por parte del staff técnico son algunas de las alternativas.

Evaluar programas de diferentes empresas

A la hora de evaluar distintas alternativas, lo más probable es que la mayoría de compañías ofrezcan un servicio básico similar, por lo que este apartado no te servirá para decidirte por unas u otras. Sin embargo, si profundizas en las condiciones que te ofrece cada uno, observarás que sí que existen diferencias. Algunas presentarán algoritmos más complejos o utilidades concretas que te ayudarán a ejecutar las tareas más complicadas.

Por ejemplo, en el caso de ITM platform presentamos la funcionalidad de comunicación de equipo integrada en cada uno de los paneles de trabajo de la herramienta.

Otra importante tendencia, tanto en Estados Unidos como en el resto del mundo, es la adopción de plataformas de comunicación por equipos como slack. Esta empresa está buscando transformar la comunicación empresarial mediante la adaptación del modelo tradicional de las salas de chat a las necesidades de una organización moderna. Entre los aspectos más interesantes se encuentra el hecho de que, de manera semejante a cómo funcionan los gigantes de Facebook o Google, slack está abriendo un ecosistema de apps.  Cada usuario puede ejecutar apps desarrolladas por terceras partes con sencillos comandos de texto introducidos por la barra invertida. Mientras que algunas son de tipo humorístico, como la que te permite enviar imágenes animadas tomadas de giphy, otras herramientas pueden resolver cálculos rápidos o recuperar información concreta que un miembro de otro departamento necesite, sin necesidad de abrir otra ventana. El aumento de productividad es evidente.

Considera la integración de software

Independientemente del sistema que elijas, debe integrarse en tu flujo de trabajo y ser accesible la mayor parte del tiempo a todos los integrantes de tu equipo.

Por eso, lo ideal, es un software en la nube que permite la sincronización de toda la información en cualquier momento y en cualquier lugar y al mismo tiempo permite realizar el mayor número posible de tareas sin salir del propio software.

Cuantificar el impacto para tu empresa

Introducir el uso de soluciones online para la gestión de proyectos supondrá indudablemente un cambio positivo para tu empresa. Aunque en los primeros días habrá que realizar un esfuerzo adicional para aprender a utilizar este software, pronto comprobarás que su uso sencillo e intuitivo tiene mucho que aportar.

Puede que tengas la sensación de que se ha incrementado tu eficiencia y productividad. Sin embargo, hasta que no lo cuantifiques no podrás saber exactamente cuánto te aporta la nueva herramienta.

En el caso de ITM Platform, la transición es muy sencilla. El proyecto está en la nube, ofrece una variedad muy amplia de funciones y es escalable para que no pagues por nada que no necesitas. ¿Por qué no lo das a probar a tus gestores de proyecto?

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Juan Delgado Moraleda

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dos hombres de negocios afro-americanos. el hombre en la parte superior es feliz mientras está sentado y el hombre en el fondo es triste mientras está de pie. concepto de rivalidad

Pese a sacrificar algún proyecto o tarea, lo que puede llevarte a dar más explicaciones de las que te gustaría o a gestionar la frustración del equipo, darse cuenta de que un proyecto no se está desarrollando adecuadamente y tomar las medidas necesarias te permitirá rescatar ese proyecto, salvar el resultado final, ¡o incluso a la empresa!

 

Si los recursos, tanto económicos como temporales y humanos están asignados a una determinada tarea es porque el resultado esperado así lo vale.Dedicar esfuerzos y recursos a una tarea infructuosa implica un coste doble: Por un lado supone el desperdicio de estos recursos en un trabajo que no aportará el resultado deseado. Por otro, supone una merma de medios para otras tareas o proyectos que podrían desarrollarse mejor si dispusieran de ellos.

Por tanto, rescatar un proyecto perdido o decidirse a abandonarlo a tiempo son decisiones difíciles pero fundamentales para una empresa bien dirigida.

¿Cómo rescatar un proyecto aparentemente perdido? En este artículo damos respuesta a esta pregunta.

Reconoce los errores

El primer paso, aunque pueda resultar obvio, es el más importante. Cuando un proyecto funciona mal, lo primero es darse cuenta.

En muchas ocasiones, una manera de saber si el proyecto puede presentar problemas durante su ejecución es haber realizado una adecuada planificación de los riesgos y de cómo identificarlos. La identificación de estos riesgos y el hecho de haber previsto la respuesta que se debe dar cuando se presenten, permitirá tomar las medidas efectivas para rescatar el proyecto.

Además, antes de comenzar la implementación se deben haber planificado una serie de metas intermedias o checkpoints que permitan saber si el resultado final conseguirá satisfacer las expectativas establecidas y a los clientes. Por supuesto, hará falta una tarea de monitorización para comprobar que se están alcanzando las metas y prever desviaciones a tiempo. No olvides comunicar con tu cliente cuáles son tus estimaciones, ya sea a través de procedimientos de reporting periódicos o cuando salte una incidencia importante.

El reconocimiento de un error puede servir de punto de partida para realizar un análisis propio, tanto a nivel de empresa como de equipo de trabajo e individual, en busca de aquellos aspectos que se pueden mejorar.

También aquí, no hay una respuesta única a la dimensión temporal: si el riesgo es inminente, puede ser importante lanzar el análisis durante la implementación del proyecto a sabiendas de que se puede ralentizar el trabajo. En otros casos, la mejor fase para el análisis es un análisis post-mortem.

En relación con este tema, te recomendamos que leas un artículo anteriormente publicado en nuestro blog: ¿Cómo saber si mi proyecto va por el buen camino?

Si no hay otro remedio, abandona el proyecto

Una vez hayas identificado que el proyecto tiene muchas probabilidades de fracasar, el siguiente paso es plantearse si tiene sentido continuar con él. Como hemos dicho anteriormente, un proyecto activo inevitablemente consume recursos. Lo adecuado sería plantearse si tiene sentido seguir dedicando estos recursos a un proyecto que sabes que no va a conseguir los resultados deseados o si es mejor cancelarlo y dedicar esos medios a otros que sí son viables.

El coste de oportunidad de mantener un proyecto que sabes perdido puede arrastrar consigo a otros proyectos que, de haber contado con los recursos desperdiciados en otros asuntos, habrían conseguido los resultados esperados.

Una derrota a tiempo puede ser una victoria final. Por ello, identificar los riesgos y las probabilidades de fracaso de un proyecto son fundamentales para garantizar el éxito final de un proyecto global o de una empresa.

Busca apoyo externo

Y no solo apoyo, también críticas. En ocasiones, es difícil que uno mismo encuentre sus propios errores. Bien por orgullo, bien por autocomplacencia, tendemos a pensar que lo que hemos hecho nosotros es correcto.

Un ejemplo es el de los programadores informáticos. En la mayoría de las empresas de desarrollo de software los programas no son probados por los mismos informáticos que los han realizado. Esto es así porque han observado que la crítica es más exhaustiva y objetiva cuando es realizada por un evaluador externo.

La autoevaluación tiende a ser más benévola y a satisfacerse de una manera más sencilla.

Además, un observador externo, si se trata de alguien experimentado, puede aportar una opinión valiosa y objetiva.

Es posible que, desde dentro del proyecto, los árboles no nos permitan ver el bosque. Entretenidos con problemas superficiales, puede que estemos omitiendo otros problemas más profundos y de mayor calado para el proyecto. Estos problemas esenciales son los que deben centrar nuestro interés.

Persigue pequeñas victorias

Aunque conseguir finalizar un proyecto puede parecer desbordante y complejo, a menudo no es necesario hacer cosas extraordinarias para conseguir resultados excelentes. Una pequeña victoria cada día puede culminar en un gran éxito final.

¿En qué consisten esas pequeñas victorias? Uno de los secretos para la excelencia diaria es bastante sencilla: se trata de cumplir cada día con las tareas correspondientes de la manera más adecuada, con el mayor esfuerzo y dedicación. En esa combinación diaria de eficiencia y eficacia está la clave del éxito a largo plazo.

Los buenos ingenieros dominan este arte: ante proyectos tan apabullantes como un puente, un portaaviones o un nuevo software, el secreto está en analizar el objetivo final, descomponerlo en sus constituyentes mínimos y organizar el trabajo en torno a esas piezas.

En lugar de una meta inabarcable en unos meses, tanto el líder del proyecto como los miembros del equipo pueden concentrarse en el día a día, en el problema o la tarea a su alcance. El reto de motivar al equipo puede solucionarse precisamente en la concentración del trabajo diario, que elimina la ansiedad ante la complejidad del proyecto y facilita la productividad enfocada a los componentes.

Utilizar más recursos no es (siempre) la mejor respuesta

Intenta pensar en la atención y la motivación como el capital psicológico de la empresa. A mí me ha servido para darme cuenta de una regla importante: al gestionar recursos, lo más importante no es cuántos tengo, sino cómo los reparto y cómo los controlo.

Seré más claro: no quiero que mis trabajadores se distraigan en intentar comprender todo el ciclo del proyecto y en el encaje entre lo que ellos están desarrollando y lo que es responsabilidad de otra unidad: lo que quiero es que se centren en sus propias tareas, que maximicen su energía y su motivación para alcanzar la máxima productividad.

Trasladándolo a recursos financieros, materiales o humanos, la norma sigue valiendo: lo más importante no es cuántos recursos se utilizan, sino cómo se distribuyen. Las empresas que alcanzan un éxito mayor no son aquellas que cuentan con más medios, al menos de entrada. Google comenzó en un garaje.

Los recursos no son la diferencia entre una empresa de éxito y otra que fracasa. La clave está en la gestión de recursos y proyectos. Por eso, ITM platform te ofrecece una solución de gestión de proyectos sencilla y eficiente que te permita hacer un uso adecuado de los recursos y llevar tus proyectos y tu empresa hasta el éxito.

 

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Al llevar a la práctica un portafolio o programa de proyectos existen proyectos que pueden ejecutarse hasta un cierto grado de cumplimiento, modificarse debido a cambios en el entorno o en las circunstancias de trabajo, o directamente suprimirse.

Por tanto, la modificación o supresión selectiva de alguno de ellos implica una menor influencia sobre el resultado del proyecto global en relación al coste económico y temporal que suponen.

Sin embargo, otros proyectos tienen una repercusión mayor sobre el resultado global del portafolio, teniendo en cuenta sus costes, por lo que estos son los proyectos que debemos seleccionar.

Esta diversidad entre las tareas debe quedar representada en la planificación del portafolio, con una asignación representativa de los costes económicos y temporales que supondría cada una.

Con esto, se debe trazar un plan inicial de qué tareas se llevarán a cabo para obtener un resultado final optimizado en función de los costes y poder incluso suprimir alguna de las tareas durante la ejecución del proyecto en caso de que las condiciones no resulten favorables.

Con ello se garantiza la viabilidad del proyecto y que, independientemente de las vicisitudes que se presenten durante su desarrollo, se llegará a un resultado final satisfactorio para nosotros y, lo más importante, para nuestros clientes.

En ITM platform hemos elaborado una solución tecnológica que simplifica estos procesos y te permite realizar de manera sencilla y gráfica un proceso analítico jerárquico (AHP).

Pasamos a explicar estos conceptos y su aplicación con un caso práctico.

Elaboración del conjunto de datos

Supongamos que nuestro proyecto consta de cuatro pequeños proyectos o tareas. Como es razonable, cada uno de ellos tendrá una importancia diferente para el conjunto del proyecto (que podemos representar mediante un porcentaje) y un valor económico estimado previamente (que podemos estimar en euros). El resultado de nuestro ejemplo, resumido en una tabla, sería este:

1

Una vez ponderada la importancia de cada uno de los pequeños proyectos dentro del proyecto global y asignado un presupuesto, el siguiente paso es codificar todas las combinaciones de que cada una de las tareas pueda finalmente llevarse a cabo o no.

Matemáticamente, esto se expresa de la siguiente form. Si existen dos posibilidades (realizarse una tarea o no realizarse) y existen cinco pequeños proyectos, las posibles combinaciones serían 25, o 2x2x2x2x2 = 32.

Si representamos todas estas combinaciones posibles en una tabla, siendo la letra

2

E=proyecto elegido y la letra N=proyecto no elegido, el resultado sería el siguiente:

Trasladando estas posibilidades a coste económico, simplemente sustituimos las N por un coste de 0 € y la E por el coste estimado en la primera tabla. Obtendríamos el siguiente resultado:

3

Aplicando el mismo procedimiento a los porcentajes de importancia, el resultado sería éste:

4

Una vez estimadas todas las combinaciones de pequeños proyectos dentro del proyecto principal y conociendo las estimaciones presupuestarias para cada una de ellas, podemos introducir una restricción económica. En el ejemplo, vamos a introducir la con un límite de 200.000 €.

Lógicamente, como consecuencia de la restricción, algunas de las combinaciones incluidas en una tabla dejarán de ser válidas. En la siguiente tabla, se han representado en color rojo.

5

Como las combinaciones que se han coloreado en rojo están por encima del presupuesto disponible, en adelante vamos a dejar de tenerlas en cuenta.

Si acudimos de nuevo a la tabla de porcentajes y consideramos solamente aquellas casillas que contienen combinaciones que cumplen con la restricción presupuestaria, podemos observar cuál de todas ellas alcanzar un mayor porcentaje de importancia para el conjunto del proyecto.

6

Es decir, acabamos de obtener la combinación de pequeños proyectos o tareas que, sin superar las limitaciones presupuestarias, permite un mayor porcentaje de cumplimiento de los objetivos generales para el conjunto del proyecto.

En el ejemplo propuesto, si acudimos de nuevo a la tabla inicial con todas las combinaciones posibles, observamos que la opción ganadora corresponde a NEEEN.

Es decir, realizar los proyectos 2, 3 y 4 y omitir deliberadamente las tareas 1 y 5 es la combinación más eficaz dentro del presupuesto.

Por tanto, podemos realizar una modificación en la tabla de porcentajes de importancia de cada tarea y de coste presupuestado, teniendo en cuenta los resultados obtenidos en este proceso de cálculo.

Al descartar las tareas 1 y 5 y quedarnos con la 2, 3 y 4, el coste del proyecto pasa de ser de 323.237 € a 168.012. Como podemos observar, se respeta la restricción establecida de 200000 € y valor del resultado final será del 74,94% del que se hubiera obtenido en caso de realizarse las cinco tareas.

7

Una manera de representar gráficamente los resultados de las tablas es generar un diagramas de puntos como el que se muestra a continuación.

8

Cada punto azul corresponde a una de las combinaciones incluida en una casilla de la tabla anteriormente calculada.

De esta manera, podemos observar rápidamente qué combinaciones se acercan más al 100% del objetivo del proyecto y también cuáles se encuentran más próximas a la restricción presupuestaria de 200.000 €.

Si trazamos una línea roja que una aquellas combinaciones más eficientes, es decir, aquellas que obtienen un mayor porcentaje de cumplimiento de los objetivos generales del proyecto a un menor coste, obtendríamos esta gráfica.

9

Finalmente, se ha remarcado con un triángulo verde en la opción ganadora, aquella que se acerca más al 100% de los objetivos del proyecto y al mismo tiempo cumple con la restricción presupuestaria de 200000 €. Obsérvese que existen otras opciones más caras y qué obtienen resultados mucho peores.

Por tanto, mediante este sistema, hemos conseguido escoger la combinación de tareas más eficiente de todas las posibles para nuestro proyecto.

Como puedes ver, en ITM Platform trabajamos para mejorar el rendimiento y la productividad de tu empresa. Y también para hacerte la vida más fácil. Todos estos cálculos se encuentran automatizados dentro de nuestra solución informática.

Además, en nuestro sistema contamos con algoritmos informáticos que te permiten establecer la importancia de los proyectos de una manera automática, estableciendo comparaciones entre ellos y a partir de los objetivos estratégicos de la compañía. Por ello, la estimación de la importancia de cada tarea para el conjunto del proyecto resulta más fiable que si se realizara de manera manual.

Por otro lado, incorporamos herramientas que permiten realizar previsiones en diferentes escenarios. Esto permite al Project Manager o al Director de Proyectos jugar con diferentes combinaciones de sucesos posibles y prever varios futuros alternativos. Todo ello para que ninguna situación te pille desprevenido y siempre consigas escoger la opción ganadora para ti y para tu empresa.

Entra en nuestra web y descubre todas las soluciones que podemos aportar a tu empresa.

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Cinco manos agrupadas que representan la unidad. papeleo, café, teléfono

Lo más importante de un proyecto son las personas. Para conseguir el éxito es necesario contar con un buen equipo y además coordinar bien sus esfuerzos.

Los proyectos requieren expertos en temas concretos en cada momento de su desarrollo. Probablemente, la composición del equipo deberá cambiar dependiendo de la fase del proyecto y de su objetivo concreto, para adaptarlo a las necesidades específicas del momento. Sin embargo, otros integrantes del equipo deberán formar parte de él desde el principio hasta el final del proyecto para garantizar la continuidad.

 

Es tarea del Project Manager conocer los recursos humanos con los que cuenta y organizarlos de la manera óptima para que el trabajo sea lo más eficiente posible.

Gestiona los recursos de todos tus proyectos con ITM Platform

 

¿Cómo gestionar los recursos humanos?

Para gestionar adecuadamente los recursos humanos de un proyecto, Es recomendable seguir una planificación estructurada en fases. Estas se resumen en el siguiente diagrama y se desarrollan a lo largo del artículo.

Pasos para gestionar un equipo

Planificación de recursos humanos

En caso de no contar con un equipo preformado, el primer paso es identificar las necesidades que se deben satisfacer. De cara a seleccionar el equipo de trabajo o contratar a trabajadores es fundamental tener claro qué resultados se desea conseguir. Así, se podrá contratar a los trabajadores idóneos para la tarea que tienen que desempeñar.

En caso de contar con una plantilla ya establecida, se puede omitir este primer paso y comenzar por identificar los roles y responsabilidades que va a asumir cada uno de los miembros del equipo en el conjunto del proyecto.

Para ello deben tenerse en consideración las fortalezas y debilidades de cada uno de los integrantes del equipo y la posibilidad de trasladarlos de una tarea o equipo a otro. Incluso se debe valorar su presencia simultánea en varios de ellos, en función de cada momento.

También debe considerarse la necesidad de contar con expertos en temas concretos en momentos específicos del proyecto. Contratar personal adecuadamente cualificado es fundamental para conseguir un producto final de la calidad deseada.

Otro objetivo de la gestión de recursos humanos es que todos los integrantes del equipo puedan dar lo mejor de sí mismos y tengan una carga trabajo adecuada. No demasiado baja, dado que supondría un mal uso de los recursos; pero tampoco concentrada en algunos trabajadores, para evitar que realicen mal las tareas por estar sobrecargados, sean víctimas del estrés o terminen quemados.

Un aspecto a tener en cuenta es el impacto que pueden producir sobre el proyecto los riesgos que se presenten durante su desarrollo. No solamente se debe prever su influencia sobre el coste económico y temporal del proyecto sino también sobre los recursos humanos.

Por otro lado, también debe tenerse en cuenta el aspecto más humano de las relaciones interpersonales. Previamente a la decisión de incorporar a una persona al equipo se deben considerar las relaciones interpersonales preexistentes con el equipo y las posibles barreras de comunicación que se puedan presentar.

A todo este conjunto de planificación se le conoce con el nombre de organizational inputs o planificación de recursos humanos.

Dado que, como se puede observar, la organización de los recursos humanos de un proyecto es un proceso complejo, se puede realizar de una manera más rápida y sencilla si se cuenta con plantillas y listas de comprobación o checklists que permitan automatizar hasta cierto punto los pasos a seguir.

Establecimiento de utilidades de organización

Una vez establecido qué personas van a integrar los equipos, cómo se van a organizar y qué debe hacer cada uno de ellos, es fundamental que todo esto quede plasmado en diagramas y gráficos que permitan que todo el mundo sepa qué debe realizar en cada momento.

Asimismo es muy importante contar con sistemas de trabajo informatizados y en la red que permitan aprovechar al máximo las nuevas tecnologías tanto para el trabajo individual como para el trabajo en equipo.

Del mismo modo que se establece qué personas van a integrar los equipos, también se debe decidir antes del comienzo del proyecto la sistemática de trabajo que se va a utilizar y el apoyo tecnológico con el que se cuenta.

Formación y actualización

Durante el desarrollo del proyecto, las circunstancias económicas, sociales y de mercado experimentarán cambios. El equipo debe estar sometido a un constante reciclaje, adquiriendo permanentemente nuevas habilidades y perfeccionando las ya conocidas.

Para ello, es fundamental la interacción entre los integrantes del equipo y la realización de tareas de capacitación, entrenamiento, asistencia a cursos...

Gestión del equipo

Finalmente, para que el proyecto pueda ejecutarse correctamente y conseguir un resultado que satisfaga a los clientes, se debe realizar una gestión adecuada.

Para ello, es necesario que el Project Manager y el director del proyecto tengan capacidad de liderazgo, sepan sacar lo mejor de cada persona, consigan resolver adecuadamente los conflictos interpersonales que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto y, al mismo tiempo, mantengan al equipo motivado.

Al mismo tiempo, deben realizar una monitorización exhaustiva de los resultados obtenidos en cada una de las fases y ciclos del proyecto. Sólo así podrán realizar un análisis de debilidades y fortalezas y realizar modificaciones en tiempo real que permitan alcanzar el resultado deseado con el coste en tiempo y dinero previsto inicialmente.

Como has podido comprobar, para realizar una adecuada gestión de los recursos humanos, resulta de gran ayuda contar con las herramientas adecuadas que te permitan organizar al personal de la manera más eficiente.

Del mismo modo, deben potenciar el trabajo colaborativo, tanto presencial como remoto y facilitar la comunicación e intercambio de información entre los integrantes del equipo.

Todo ello, no solamente conseguirá mejorar el rendimiento y la productividad del equipo sino que permitirán que el Project Manager pueda concentrar su atención y esfuerzo en coordinar al equipo, sin hacer papeleos y gestiones innecesarias.

En ITM platform lo sabemos. Por eso hemos diseñado el software de gestión de proyectos, programas y portafolio que permite potenciar al máximo tu productividad y la de tu empresa. ¿A qué esperas para probarlo?

Gestión del équipo con ITM Platform

 

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