Productividad - ITM Platform | Projects, Programs & Portfolio

Un proyecto implica dedicar un esfuerzo, tanto económico como material y de recursos humanos, y de él se esperan unos resultados satisfactorios. Detectar a tiempo que el proyecto no se está llevando a cabo todo lo bien que se desea, es fundamental para tomar las medidas necesarias para mejorar su desarrollo y evitar costes innecesarios.

Para conseguir mejorar la eficiencia de la gestión y detectar los problemas cuanto antes, incluso antes de que se presenten, es fundamental contar con software especializado en gestión de proyectos. De esta forma, de una manera sencilla y económica, mejoraremos la eficiencia de nuestro trabajo y reduciremos sus costes.

Hay signos que permiten detectar de manera precoz que un proyecto no se está desarrollando de la manera adecuada. En este artículo recopilamos algunos de ellos.

1. Empleas demasiado tiempo en resolver problemas

Evidentemente, una de las tareas fundamentales del Project Manager es resolver los problemas del proyecto a medida que se vayan presentando.

Sin embargo, el mejor Project Manager no es aquel que resuelve los problemas, sino el que los evita.

La anticipación es una característica esencial del Project Manager y se relaciona con su capacidad para predecir los riesgos que se pueden presentar durante la ejecución de un proyecto, el impacto que pueden producir sobre éste, y la frecuencia estimada de su aparición.

Detener el avance de un proyecto porque se ha presentado un problema y se debe aportar una solución, supone un retraso en la entrega del proyecto y un esfuerzo adicional. Esto se puede evitar si se ha redirigido el proyecto de tal forma que se esquive el escollo o si se ha planificado una solución más rápida previamente al comienzo de la ejecución del proyecto, evitando la improvisación en el momento de presentarse el problema.

Otros artículos relacionados con la gestión de proyectos

Prácticas para alcanzar el éxito en gestión de proyectos

Riesgos en la gestión de proyectos: no los ignores, contrólalos

La gestión de costes del proyecto: creación de la línea de base

2. Los clientes piden constantemente resultados

Un cliente que confía plenamente en ti no pedirá constantemente resultados del proyecto, sino que confiará en que la gestión que realizas es la más adecuada.

Sin embargo, dado que él es el principal interesado en que el proyecto alcance los resultados esperados, es razonable que exija estar adecuadamente informado del grado de desarrollo y de cumplimiento del proyecto.

Por ello, en la planificación se deben incluir puntos de control en los cuales se informe al cliente de los resultados alcanzados y así éste pueda observar por sí mismo que la gestión del proyecto está siendo adecuada.

También se pueden utilizar recursos en la nube que permitan compartir información actualizada en tiempo real sobre el proyecto. De esta manera, los clientes puedan comprobar por sí mismos en todo momento cómo se está desarrollando el proyecto.

En caso de que no cuentes con estos recursos, puedes recurrir a métodos más tradicionales, como realizar reuniones periódicas. En este caso deberá ser meticuloso con la frecuencia y duración de las mismas, buscando conseguir la mayor eficiencia y aprovechamiento del tiempo pensando tanto en los miembros de tu equipo como en tus clientes.

La transparencia generará un clima de confianza con el cliente que resultará beneficioso para ambos.

3. Los trabajadores dedican demasiadas horas

Si el proyecto se ha planificado adecuadamente, los trabajadores deberían emplear en las tareas el tiempo que se ha planificado para ellas, ni más ni menos.

Si se emplea menos tiempo del previsto ejecutar las tareas, significa que su cantidad o complejidad es insuficiente, por lo que se debería revisar el trabajo correspondiente a cada uno de los miembros del equipo o asignar alguno de los integrantes de ese equipo a otro proyecto, para que el ajuste sea más adecuado.

Sin embargo, si sucede lo contrario, significa que los trabajadores se encuentran sobrecargados de trabajo. Esto tiene consecuencias negativas tanto en el corto como en el largo plazo.

En el corto plazo, esto implicará que las tareas no se puedan desarrollar con toda la pulcritud que se desea. Al ser demasiadas, lo más probable es que los trabajadores las solucionen como puedan, pero no de la mejor manera posible.

En el largo plazo, probablemente terminarán quemados con el empleo y con la empresa, lo cual disminuirá su productividad y, sobre todo, su creatividad.

En caso de una necesidad puntual, se puede y se debe pedir a los integrantes de un equipo comprometido que realicen un esfuerzo adicional, pero esto no debe ser la norma. Si es así, la planificación del proyecto no ha sido adecuada y se tiene que revisar.

También se debe incidir en las metodologías de trabajo. Es posible que la carga de trabajo sea la correcta pero la manera de realizarlo no sea óptima.

4. Realizas demasiados cambios en el proyecto

Si los clientes demandan constantemente más cambios y esto te impide mantener el rumbo del proyecto, significa que hay un problema de planificación.

En estos casos, lo más conveniente, sería reunirse con los clientes, hablar con ellos de cuál es el objetivo y el alcance que esperan para el proyecto, y una vez que todo se encuentre aclarado, ejecutar el proyecto.

Caminar sin rumbo, supone un gasto inútil de recursos y de esfuerzos y producirá una disminución de la confianza que los empleados depositan en ti.

Replantearse el proyecto de manera conjunta con los clientes permitirá planificarlo adecuadamente y encontrar juntos la solución que resulte más satisfactoria.

Artículos más leídos en ITM Platform y que te recomendamos:

Análisis de Montecarlo en gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión online periódica?

¿Kanban puede aumentar todavía más tu productividad?

Juan Delgado

Blogger ITM Platform

Recibe los últimos blogs en tu buzón

La tarea de gestión de costes del proyecto es fundamental, no solamente para garantizar que el proyecto se ajusta a los objetivos planificados, sino también para asegurar su propia viabilidad.

La gestión de los costes del proyecto comienza incluso antes que él, con la estimación de los presupuestos. Durante el desarrollo de un proyecto, las tareas de gestión se centran en monitorizar y controlar los costes del proyecto para que se ajusten a lo planificado.

En este artículo nos centraremos en métodos y técnicas para estimar el plan de referencia de costes o línea de base del proyecto.

¿Qué es el plan de referencia o línea de base?

Consiste en la estimación del coste total de un proyecto tanto a nivel global como en cada una de sus fases.

Se elabora a partir de las estimaciones de coste de las diferentes tareas o proyectos menores de los que se compone el proyecto principal. Por tanto, previamente se debe realizar un plan de referencia de costes para cada tarea o subproyecto, que posteriormente se agregarán para constituir el plan de referencia global.

Suele representarse de manera gráfica y expresarse en función del tiempo. Así, se puede observar de manera intuitiva la evolución de los costes a medida que se van introduciendo las diferentes tareas y proyectos que forman parte del proyecto global. En el mismo diagrama se pueden incluir no solamente la evolución de los costes totales, sino también desglosado como ingresos y gastos previstos. De esta manera, se pueden identificar aquellas zonas con menores niveles económicos en las que puede ser necesario recibir financiación, y determinar su cuantía.

El plan de referencia de costes constituye una línea de base para los costes del proyecto y se utiliza como punto de partida para el control del presupuesto durante su ejecución. Es interesante realizar una monitorización constante de los costes del proyecto a medida que sus tareas van realizándose y así poder cuantificar la desviación con respecto a la línea de base.

En algunos modelos, la línea de base es dinámica y va modificándose durante la el desarrollo del proyecto en función de las tareas que finalmente se hayan realizado. Es posible que, por diferentes motivos, algunas de las tareas finalmente se hayan desestimado. En estos casos, una línea de base dinámica se adaptará a las circunstancias reales del proyecto.

¿Cómo estimar la línea de base

A continuación, se muestra una lista de métodos que se pueden utilizar para estimar la línea de base. Ninguno de ellos es infalible, por lo que lo más adecuado es a utilizar una combinación de varios de ellos

El juicio de expertos. En este caso, se considera experto a aquel que tiene experiencia en gestionar un proyecto de características similares al que se desea realizar. Es la metodología más sencilla pero al mismo tiempo la más imprecisa. La fiabilidad y precisión de la opinión de un experto es variable en función del grado de similitud que presenten los proyectos que gestionara anteriormente a aquel sobre el que se le pregunta. Por otro lado, puede verse sesgado por la memoria y la voluntad de colaboración de los expertos a los que se les pregunte. Por ello, solamente se debería recurrir al juicio de expertos cuando no se dispone de datos cuantitativos de proyectos anteriores similares o no se puede recurrir a otros tipos de informaciones objetivas

Estimación por analogía. Consiste en recurrir a proyectos anteriores, de los cuales se posee información cuantitativa, y utilizarlos como referencia para la estimación de los costes del proyecto actual.

Estimación paramétrica. También consiste en acudir a proyectos anteriores en busca de referencias. Sin embargo, en este caso, se hace hincapié en la cuantificación numérica, lo cual añade mayor exactitud.

Estimación ascendente. Considera que la estimación de los resultados globales es la suma de los costes parciales de cada pequeña tarea que forma parte del proyecto. Por ello, pone hincapié en la cuantificación exacta de los costes de cada pequeña acción o tarea a realizar en el proyecto y, posteriormente, estima el coste total como la suma de todos los apartados calculados.

Estimación con tres valores. Aunque aparentemente incluye un fuerte componente de subjetividad, se ha demostrado a lo largo de los años que presenta una gran exactitud. Consiste en la estimación de los costes totales a partir del promedio de tres estimaciones, una de ellas es la más optimista, la segunda es la más pesimista y la tercera es la más probable.

¿Y si existen desviaciones con respecto a la línea de base?

Lo más probable es que al llevar a la práctica el proyecto existan desviaciones sobre la línea de base. Éstas deben estar estimadas desde el comienzo del proyecto. Por ello, se deben incluir “líneas de base” de fondos “extra”, que permitan poder afrontar cualquier eventualidad con garantías de éxito

Para ello, se debe calcular el Valor Monetario Esperado, que es el resultado del producto del impacto causado por la aparición de un determinado riesgo por la probabilidad de que ocurra. Como su propio nombre indica, se calcula en unidades monetarias.

Para poder estimar representar adecuadamente todos los escenarios posibles es necesario utilizar herramientas que permitan una estimación de diferentes líneas temporales o sucesos. Un ejemplo serían las simulaciones de Montecarlo.

El Valor Monetario Esperado permitirá estimar la Reserva de Contingencia, que permitirá afrontar los riesgos previstos durante la planificación del proyecto.

Sin embargo, es posible que se presenten nuevos riesgos que no hayan sido estimados durante la planificación del proyecto. También para ellos deberá existir una reserva, a la que se da el nombre de Reserva de Gestión.

No obstante, el conocimiento de esta reserva es exclusivo de la Alta Dirección de la empresa. Así se evita que el Director del Proyecto pueda considerarla en sus planes de gestión y se disminuyen las posibilidades de tener que recurrir a ella.

¿Puedo aplicar esto en mi empresa?

Por supuesto que puedes. Para ello, ponemos a tu disposición un software líder en gestión de proyectos, que te permitirá realizar estimaciones en tiempo real de madera intuitiva y sencilla. La gestión automatizada te permitirá obtener estimaciones cuantitativas exactas dedicando muy poco tiempo. Así podrás concentrarte en que tu empresa crezca, no en realizar cálculos.

¡Compruébalo!

Artículos más leídos en ITM Platform y que te recomendamos:

Una lista para el Proyect Manager: 10 consejos para tener éxito.

¿Qué es la gestión online periódica?

¿Kanban puede aumentar todavía más tu productividad?

Juan Delgado

Blogger de ITM Platform

Recibe los últimos blogs en tu buzón

Todas las organizaciones desean que su proyecto pueda ser entregado a tiempo, que sea de bajo coste y sobre todo que se trate de un trabajo que mejore lo anterior. La manera de alcanzar el éxito en esta faceta es a través de prácticas eficaces a través de la gestión de proyectos. En éste artículo vas a encontrar los 10 mejores consejos para un Project Manager, que te ayudarán a planificar, organizar y gestionar los recursos del proyecto que se tiene en mente. Lo ideal, en este caso, sería que cada vez que tratemos de poner en marcha un nuevo proyecto tengamos en cuentas los siguientes puntos que pueden resultar cruciales para alcanzar el éxito:

1. Tener una reunión antes de lanzar el proyecto

Para acabar con buen pie primero hay que comenzar bien. Es por ello por lo que es imprescindible que cada jefe de proyecto tenga una reunión con las personas que van a formar parte de ese proyecto. De modo que todos tengas sus asignaciones claras, que sean conscientes de los objetivos. Pues así siempre habrá una comunicación clara entre los miembros de equipo y se podrán mantener bien informados.

2. Establecer comunicación con las partes interesadas

Al hablar de comunicación es importante tener claro que no sólo conviene tener buena comunicación con los miembros que van a formar parte de ese proyecto, sino que además tú, como Project Manager, debes estar en contacto con directivos, patrocinador, clientes, usuarios importantes, etc.

Es importante entender lo que tus clientes y demás actores desean, y de esa manera poder gestionar sus expectativas de principio a fin. Para ello tendrás que elegir los canales de información más adecuados y asegurarse de que son eficaces.

3. Crear un equipo de emergencia

Como en cada proyecto, los errores y problemas pueden suceder en cualquier momento. Es por ello por lo que como Project Manager deberás tener un equipo de emergencia que esté capacitado para responder a esos problemas y saber cómo poner de nuevo el proyecto en marcha.

4. Crear un guión escrito con las tareas de cada uno

Una de los puntos más importantes es aclarar en escrito quién es responsable de qué. Es por ello por lo que conviene crear como una guía de trabajo en la que se explique qué debe trabajar cada grupo y por qué se le asignan esas tareas. Y sobre todo, es importante que todos los miembros del equipo estén familiarizados con el documento.

5. Tener un plan de trabajo detallado

Además, deberás priorizar contenidos y acordar una fecha de entrega para cada proyecto. Para ello habría que crear un cronograma del proyecto y desarrollar una estrategia de gestión de riesgos. Tener un plan detallado de las diversas etapas te ayudará a cumplir con los plazos y progreso del proyecto.

6. Anotar en un papel absolutamente todo los imprevistos

Asegúrate de anotar todo. Si ocurre algún improvisto tener escrito en un papel lo siguiente: Qué paso, por qué paso y cómo lo resolvió. Así la próxima vez cuando se produzca una situación similar podrá saber cómo actuar.

7. Tratar de encontrar valoraciones de usuarios, lo que se conoce en inglés como feedbacks

No hay proyecto perfecto, siempre se puede mejorar. Y una de las mejores maneras para hacerlo es pidiendo valoraciones sobre la labor del Project Manager. Es una gran oportunidad de aprender acerca de tus puntos fuertes y débiles y mejorar tu capacidad de gestión.

8. Evitar la sobrecarga del proyecto

A medida que pasa el tiempo puede tener la tentación de añadir nuevas tareas a sus proyectos. Sin embargo, tu, como Project Manager, tienes que estimar antes cómo afectará al calendario y presupuesto del proyecto. Entonces, si esta sobrecarga en el proyecto no está generando demasiados beneficios puede que lo mejor sea no incluir nada más. Piensa hasta dos veces si realmente merece la pena aumentar tareas.

9. Establezca un nuevo contrato por cada cambio que se efectúe

Asegúrate, en caso de que hayas optado por aceptar nuevas tareas o nueva solicitud, de firmar un acuerdo. De esa manera, los interesados y tu podréis comprender mejor la nueva carga de trabajo y cómo afectará en la totalidad del proyecto.

10. Revise el trabajo una vez completado y reúna de nuevo a los miembros que formaron parte del proyecto

Una vez que se haya completado el proyecto, es el momento de revisar y ajustar cambios, si tienen que hacerse, para mejorar el trabajo ya realizado. Entonces ahora debes programar una reunión final para que todos los miembros puedan discutir lo que se ha hecho, qué aprendieron nuevo y en lo que se podría mejorar para la próxima vez.

Una vez que has seguido estas 10 pautas seguramente logres lo deseado en un princpio. Pero recuerda que no solamente eres tú quien debe trabajar con energía y dedicación, sino que además debes contagiar al resto de los miembros de la misma energía y pasión que tu derrochas, pues al fin y al cabo eso es lo que realmente te hará ser un buen líder.

En ITM platform estamos seguros de que si tienes un buen equipo de trabajo, motivado y capacitado para realizar sus tareas, lograrás llegar a la meta que te propusiste, e incluso en el camino descubrirás nuevos retos.

Nosotros nos encargamos de ayudarte en lo que falta, un sistema informático que te facilite una buena gestión, que te permita incrementar tu productividad y conseguir alcanzar tus objetivos de la forma más sencilla y rápida posible.

Por eso nos gustaría que hoy mismo comprobases por ti mismo las numerosas ventajas de usar ITM Platform ¡Accede ahora a nuestra demo gratuita!

https://www.itmplatform.com/es/proyectos-programas-portafolio-suscripcion/

Si le gustó este artículo también le podría interesar:

Gestión de costes de proyectos: ¿Por qué es tan importante?

Claves del éxito del trabajo remoto: Una alternativa cada vez más generalizada

Cómo lanzar tu propia empresa y no perecer en el intento

Manuel Echeverría-Content Manager ITM Platform

Recibe los últimos blogs en tu buzón

Existen múltiples maneras de comenzar a desarrollar tu empresa y de alcanzar el éxito en el sector económico al que te dediques. Sin embargo, hay una serie de normas generales que te permitirán aplicar la metodología de trabajo Lean a tu nueva empresa.

No obstante, antes de centrarnos en los pasos a seguir, vamos a desmentir algunas falsas ideas que existen acerca del emprendimiento o las condiciones necesarias para emprender.

4 conceptos erróneos

Lo importante es tener un producto perfecto. Las metodologías de trabajo clásicas se basaban en el desarrollo de productos. Invertían mucho tiempo en planificar adecuadamente el producto y así obtenían un resultado que consideraban perfecto y que pensaban que tenía que tener cabida en el mercado.
Las metodologías actuales se basan en desarrollar un grupo de clientes, escucharlos, realizar productos que los satisfagan y así fidelizarlos. Se prioriza desarrollar un producto de calidad subóptima (y se admite desde el principio que será así) pero que se producirá en poco tiempo y a bajo coste, dando importancia a la retroalimentación obtenida por parte de los clientes y siempre teniendo en cuenta que el objetivo de la empresa es su satisfacción.
Es necesario elaborar un plan de negocios a largo plazo. Clásicamente, se pensaba que los planes de negocios eran la clave para el éxito empresarial. Una empresa debería tener planificado y redactado su desarrollo para un periodo, por lo menos, de 3 años. Sin embargo, hoy en día se admite que el desarrollo empresarial es demasiado dinámico y que debe adaptarse a las circunstancias cambiantes del entorno socioeconómico. Por ello, el emprendedor no puede tener respuestas a problemas que desconoce en el momento de iniciar su negocio la supervivencia de la empresa se garantiza por la capacidad de adaptación a un entorno cambiante.

Sin apoyo económico no se puede emprender. Está claro que cualquier negocio requiere de una inversión inicial, pero sin embargo una vez satisfechas las necesidades mínimas, no es necesario contar con grandes capitales. Un negocio que comienza tendrá una clientela pequeña, por lo que la maquinaria de producción tampoco deberá ser demasiado grande. La fidelización y satisfacción de estos clientes permitirá ir aumentando el alcance del producto y la cantidad de unidades producidas y de servicios prestados. Al mismo tiempo, como ya se ha señalado, la retroalimentación por parte de los clientes fieles permitirá optimizar el producto.

Algunos pasos a seguir para poder desarrollar tu empresa

Pon el acento en las personas. En muchos emprendedores que piensan que lo más importante son las ideas. Indudablemente lo son, pero una buena idea no sirve de nada sin un equipo dispuesto a llevarla a cabo. Incluso una idea menos buena puede tener éxito si las personas que la tienen que realizar poseen la formación adecuada y están lo suficientemente implicadas en el proyecto.

Lee también Prácticas para alcanzar el éxito en gestión de proyectos.

Identifica necesidades, genera necesidades

Independientemente del sector económico al que te dediques, debes analizar tu iniciativa desde el punto de vista de tus potenciales clientes. Tu objetivo es satisfacer sus necesidades, incluso aquellas que todavía no saben que tienen.

Del mismo modo, se debe pensar alguna manera de medir el resultado de la idea. Es posible que algo que a nosotros nos ha parecido brillantes luego no tenga la aceptación esperada por parte del público. Previamente a la puesta en marcha del plan, debe haber pensado algún sistema para medir sus resultados y detectar errores que se puedan mejorar.

Más sencillo es mejor

En palabras de Warren Buffett, “no es necesario hacer cosas extraordinarias para obtener resultados extraordinarios”. Estamos acostumbrados a un mundo de sofisticación en el cual parece que escoger el camino sencillo es escoger equivocadamente. Nada más lejos de la realidad. La simplicidad, siempre que no implique simpleza, es una buena opción. En todo proceso, tarea, plan de trabajo... Deben evitarse las redundancias, los circuitos complejos, los materiales innecesarios, etcétera. Todos estos elementos únicamente sirven para enturbiar el trabajo cotidiano.

Planea tu modelo de negocio

No basta con tener una idea, hay que tener planificado cómo convertirla realidad.

Para ello, te puede suponer una gran ayuda contar con sistemas de software especializados en la gestión de proyectos, que te permitan planificar el trabajo, repartirlo en tareas, asignar cada una al grupo que está más capacitado para ella y posteriormente monitorizar los resultados. Además, debería permitir el intercambio de información y la comunicación entre los miembros de cada equipo.

Un ejemplo de solución informática que cumple todas estas características es ITM platform. Puedes probar su desempeño de manera gratuita con una ¡Demo gratis!

Establece unos mínimos, valídalos y con el tiempo se convertirán en máximos

El plan de modelo de negocio que hayas elaborado en el apartado anterior debe contar con un núcleo inicial de pequeño tamaño que posteriormente se pueda ir expandiendo.

Se trata de llevar a la práctica el sistema que hemos comentado anteriormente: ofrecer un producto con un mínimo de calidad y un bajo coste a unos pocos clientes seleccionados y recibir su feedback. Éste, junto con todas las métricas obtenidas durante el proceso, serán fundamentales para realizar las modificaciones pertinentes en las siguientes versiones del proyecto.

Con ellas se pretende alcanzar cada vez a un número de clientes mayor, más satisfechos con nuestro producto y, por tanto, más fieles.

Crea los clientes antes de comenzar tu negocio

Para ello, se puede utilizar la metodología Customer Development. Aunque expresar detenidamente esta técnica supera los objetivos de este artículo, vamos a explicar de manera sucinta en qué consiste.

Este sistema consta de dos etapas, llamadas búsqueda y ejecución, y se desarrolla en cuatro fases, llamadas de descubrimiento de clientes, validación de clientes, creación de clientes y creación de la empresa.

Llevar a cabo correctamente este paso es fundamental pues al finalizar no solamente contaremos con un modelo de negocio validado y dispuesto a funcionar, sino que también con los potenciales clientes, a los cuales satisfacer y de los cuales obtener la mejor retroalimentación posible.

Trabaja duro y confía en ti mismo: los resultados vendrán solos

Una vez cumplidos los pasos anteriores, llega quizás lo más monótono pero no por ello lo más sencillo: el trabajo diario, la constancia, la disciplina. Una vez pasado el entusiasmo inicial es necesario seguir trabajando con la misma fuerza y mantener la pasión con la que comenzaste.

No solamente debes ser tú quién trabaje con energía, debes ser capaz de contagiar el optimismo a todos sus trabajadores, pues esa es una de las características que te definen como líder.

El trabajo diario, sin esfuerzos espectaculares pero sí constantes, garantizará que, mucho antes de lo que esperas, alcances las metas propuestas o incluso llegues más allá.

En ITM platform estamos seguros de que tienes una idea brillante, un equipo capacitado y entusiasmado y la motivación necesaria para llevar a cabo tu proyecto.

Pero no nos conformamos con contártelo. ¡Queremos que lo compruebes por ti mismo! Accede a nuestra demo gratuita

https://www.itmplatform.com/es/proyectos-programas-portafolio-suscripcion/

Artículos más leídos en ITM Platform y que te recomendamos:

Análisis de Montecarlo en gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión online periódica?

¿Kanban puede aumentar todavía más tu productividad?

Juan Delgado Moraleda- Blogger ITM Platform

Recibe los últimos blogs en tu buzón

Para alcanzar el éxito en gestión de proyectos, hay prácticas que todos los Project Managers tienen claro que deben ejecutar. Sin embargo, hay algunas prácticas que no se encuentran tan extendidas y que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de un proyecto.

Conoce a tu cliente, conoce a tu mercado

Te sorprendería saber cuántos Project Managers no se entretienen en analizar quién es su cliente. Para poder realizar un producto adecuado al mercado, es necesario conocerlo. De esta manera, seremos capaces de identificar nichos de mercado en los cuales nuestro producto pueda gozar de buena acogida. Además, identificar potenciales clientes y sus necesidades permitirá adaptar nuestros productos a ellos, y garantizará el éxito de ventas.

Para conocer mejor a los clientes, es necesario utilizar herramientas comunicativas que te permiten acercarte a ellos. En caso de tratarse de un cliente claro e identificado, puede ser tan sencillo como preguntarle. La comunicación directa es el canal más efectivo y útil. Además puede servir para estrechar lazos con el cliente y generar un clima de confianza que permita conocerlo todavía mejor, mejorando todavía más su satisfacción.

En caso de ser un cliente peor definido, puedes recurrir a las nuevas tecnologías. Utiliza las redes sociales o tu página web para preguntar a los usuarios qué esperan de tu producto o qué les gustaría que mejoraras en el futuro.

Recopila información antes de actuar

La información es poder y debes recopilar todas las que puedas antes de comenzar a planificar tu proyecto. Contacta con expertos, con personas que hayan realizado proyectos similares al que vas a emprender, busca en Internet...

Aunque lo ideal sería tener experiencia propia, eso no siempre es posible. En estos casos es necesario recurrir a la experiencia de otros. Cuanta más información se encuentre disponible y más fiables sean las fuentes, mejor se podrá planificar el proyecto.

El poder de gestionar el cambio

El mercado cambia constantemente y las necesidades de los clientes también. Estos cambios se producen de manera constante y dinámica, con el proyecto ya iniciado, por lo que no se pueden prever en la planificación inicial.

Por ello, un Project Manager de éxito debe ser capaz de adaptarse a los cambios. En primer lugar deberá tratar de anticiparse a ellos, y en caso de no ser posible, deberá tener respuesta y capacidad de adaptación a ellos.

Algunos cambios serán más importantes y deberán ser tenidos en cuenta, otros sin embargo no requerirán de actuaciones inmediatas. Identificar a qué grupo pertenece cada uno de los cambios del entorno es tarea del Project Manager y realizarlo adecuadamente es una de las claves del éxito final del proyecto.

La importancia de las sesiones de control

Es muy importante reunirse con el equipo de manera habitual. De la misma forma que se debe estar atento permanentemente a las necesidades de los clientes, también se debe estar pendiente del estado del equipo: comprender cómo trabajan, qué dificultades se están presentando durante la ejecución del proyecto, si ha surgido algún imprevisto...

La comunicación directa y fluida, en el marco de un clima de confianza, permite trabajar mejor. No solamente por el intercambio de ideas y de conocimientos sino por la existencia de un ambiente de trabajo propicio para la productividad.

Gestión de riesgos

Los riesgos son todos aquellos sucesos y circunstancias que pueden influir en el resultado final de un proyecto. Pese a que no se pueden predecir con exactitud, es posible incluirlos en la planificación de manera aproximada.

Lee también ¿Qué es la gestión de riesgos?

Se deben preparar planes de actuación para el caso de que se presente un riesgo en los que se incluyan las medidas necesarias para evitarlos, trasladarlos o mitigarlos. En el caso de que ninguna de estas acciones sea posible, se deberá aceptar su existencia y activar unos planes de contingencia.

Todo esto con el objetivo de que los riesgos que se presentan tengan la mínima influencia sobre el resultado final del proyecto.

Asimismo, en caso de presentarse riesgos no planificados, debe realizarse su análisis desde el punto de vista de la oportunidad, no del castigo. Unas circunstancias diferentes a las previstas no necesariamente tienen que ser peores, sino simplemente eso, diferentes.

Por lo que respecta a la gestión de riesgos, te remitimos a otras entradas de este blog, en las que se tratan diferentes aspectos de este tema (¿Cómo reducir la exposición al riesgo con la planificación? , Problemas y soluciones útiles en la gestión de riesgos.)

Uso de la tecnología

Apoyar todo el trabajo que se realice con los medios tecnológicos adecuados puede marcar la diferencia. Dos proyectos iguales realizados por equipos capacitados y experimentados pueden tener futuros diferentes en función del apoyo tecnológico con el que cuenten.

Utilizar sistemas de trabajo colaborativos, tecnologías en la nube, trabajo remoto… son algunas de las nuevas posibilidades tecnológicas que puedes utilizar para aumentar tu productividad.

Uno de los programas disponibles es ITM Platform. Pruébalo y descubrirás que todas sus utilidades están dirigidas a facilitar el trabajo del Project manager y a aumentar la productividad de la empresa.

Artículos más leídos en ITM Platform y que te recomendamos:

Análisis de Montecarlo en gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión online periódica?

¿Kanban puede aumentar todavía más tu productividad?

Juan Delgado-Blogger ITM Platform

Recibe los últimos blogs en tu buzón

Lo más importante de un proyecto son las personas. Para conseguir el éxito es necesario contar con un buen equipo y además coordinar bien sus esfuerzos.

Los proyectos requieren expertos en temas concretos en cada momento de su desarrollo. Probablemente, la composición del equipo deberá cambiar dependiendo de la fase del proyecto y de su objetivo concreto, para adaptarlo a las necesidades específicas del momento. Sin embargo, otros integrantes del equipo deberán formar parte de él desde el principio hasta el final del proyecto para garantizar la continuidad.

Es tarea del Project Manager conocer los recursos humanos con los que cuenta y organizarlos de la manera óptima para que el trabajo sea lo más eficiente posible.

Gestiona los recursos de todos tus proyectos con ITM Platform

¿Cómo gestionar los recursos humanos?

Para gestionar adecuadamente los recursos humanos de un proyecto, Es recomendable seguir una planificación estructurada en fases. Estas se resumen en el siguiente diagrama y se desarrollan a lo largo del artículo.

Planificación de recursos humanos

En caso de no contar con un equipo preformado, el primer paso es identificar las necesidades que se deben satisfacer. De cara a seleccionar el equipo de trabajo o contratar a trabajadores es fundamental tener claro qué resultados se desea conseguir. Así, se podrá contratar a los trabajadores idóneos para la tarea que tienen que desempeñar.

En caso de contar con una plantilla ya establecida, se puede omitir este primer paso y comenzar por identificar los roles y responsabilidades que va a asumir cada uno de los miembros del equipo en el conjunto del proyecto.

Para ello deben tenerse en consideración las fortalezas y debilidades de cada uno de los integrantes del equipo y la posibilidad de trasladarlos de una tarea o equipo a otro. Incluso se debe valorar su presencia simultánea en varios de ellos, en función de cada momento.

También debe considerarse la necesidad de contar con expertos en temas concretos en momentos específicos del proyecto. Contratar personal adecuadamente cualificado es fundamental para conseguir un producto final de la calidad deseada.

Otro objetivo de la gestión de recursos humanos es que todos los integrantes del equipo puedan dar lo mejor de sí mismos y tengan una carga trabajo adecuada. No demasiado baja, dado que supondría un mal uso de los recursos; pero tampoco concentrada en algunos trabajadores, para evitar que realicen mal las tareas por estar sobrecargados, sean víctimas del estrés o terminen quemados.

Un aspecto a tener en cuenta es el impacto que pueden producir sobre el proyecto los riesgos que se presenten durante su desarrollo. No solamente se debe prever su influencia sobre el coste económico y temporal del proyecto sino también sobre los recursos humanos.

Por otro lado, también debe tenerse en cuenta el aspecto más humano de las relaciones interpersonales. Previamente a la decisión de incorporar a una persona al equipo se deben considerar las relaciones interpersonales preexistentes con el equipo y las posibles barreras de comunicación que se puedan presentar.

A todo este conjunto de planificación se le conoce con el nombre de organizational inputs o planificación de recursos humanos.

Dado que, como se puede observar, la organización de los recursos humanos de un proyecto es un proceso complejo, se puede realizar de una manera más rápida y sencilla si se cuenta con plantillas y listas de comprobación o checklists que permitan automatizar hasta cierto punto los pasos a seguir.

Establecimiento de utilidades de organización

Una vez establecido qué personas van a integrar los equipos, cómo se van a organizar y qué debe hacer cada uno de ellos, es fundamental que todo esto quede plasmado en diagramas y gráficos que permitan que todo el mundo sepa qué debe realizar en cada momento.

Asimismo es muy importante contar con sistemas de trabajo informatizados y en la red que permitan aprovechar al máximo las nuevas tecnologías tanto para el trabajo individual como para el trabajo en equipo.

Del mismo modo que se establece qué personas van a integrar los equipos, también se debe decidir antes del comienzo del proyecto la sistemática de trabajo que se va a utilizar y el apoyo tecnológico con el que se cuenta.

Formación y actualización

Durante el desarrollo del proyecto, las circunstancias económicas, sociales y de mercado experimentarán cambios. El equipo debe estar sometido a un constante reciclaje, adquiriendo permanentemente nuevas habilidades y perfeccionando las ya conocidas.

Para ello, es fundamental la interacción entre los integrantes del equipo y la realización de tareas de capacitación, entrenamiento, asistencia a cursos...

Gestión del equipo

Finalmente, para que el proyecto pueda ejecutarse correctamente y conseguir un resultado que satisfaga a los clientes, se debe realizar una gestión adecuada.

Para ello, es necesario que el Project Manager y el director del proyecto tengan capacidad de liderazgo, sepan sacar lo mejor de cada persona, consigan resolver adecuadamente los conflictos interpersonales que puedan surgir durante el desarrollo del proyecto y, al mismo tiempo, mantengan al equipo motivado.

Al mismo tiempo, deben realizar una monitorización exhaustiva de los resultados obtenidos en cada una de las fases y ciclos del proyecto. Sólo así podrán realizar un análisis de debilidades y fortalezas y realizar modificaciones en tiempo real que permitan alcanzar el resultado deseado con el coste en tiempo y dinero previsto inicialmente.

Como has podido comprobar, para realizar una adecuada gestión de los recursos humanos, resulta de gran ayuda contar con las herramientas adecuadas que te permitan organizar al personal de la manera más eficiente.

Del mismo modo, deben potenciar el trabajo colaborativo, tanto presencial como remoto y facilitar la comunicación e intercambio de información entre los integrantes del equipo.

Todo ello, no solamente conseguirá mejorar el rendimiento y la productividad del equipo sino que permitirán que el Project Manager pueda concentrar su atención y esfuerzo en coordinar al equipo, sin hacer papeleos y gestiones innecesarias.

En ITM platform lo sabemos. Por eso hemos diseñado el software de gestión de proyectos, programas y portafolio que permite potenciar al máximo tu productividad y la de tu empresa. ¿A qué esperas para probarlo?

Si le gustó este artículo también le podría interesar:

Gestión de costes de proyectos: ¿Por qué es tan importante?

Claves del éxito del trabajo remoto: Una alternativa cada vez más generalizada

Cómo lanzar tu propia empresa y no perecer en el intento