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Nuestro becario Nick comparte con nosotros su peculiar visión sobre las fiestas

Por Nicholas Taylor

¡Felices fiestas a todos! Espero que estéis preparados para el Día de la Comida o, como decís en español, las Navidades.

Bromas aparte, las fiestas navideñas pueden ser muy estresantes, sobre todo si este año te toca ser el anfitrión y contentar a todos esos familiares a los que solo ves una vez al año. Después del asado que preparó tu cuñado el año pasado, tus invitados se esperan un banquete.

En ITM Platform sabemos que un poco de metodología de gestión de proyectos nunca viene mal, ya sea para garantizar que la familia disfrute de la mejor comida del año, o para asegurarte de conseguir las últimas zapatillas Nike para Carlos o el Tamagotchi para Sofía (reconozco que mi conocimiento de juguetes para niños podría estar un poco anticuado).

Os voy a proporcionar algunos consejos fiestas con nociones de gestión de proyectos para sobrevivir a las fiestas sin perecer en el intento.

Iniciación de las Navidades

El primer paso para proyectar tus Navidades es definir en qué consiste el evento. ¿Va a venir toda la familia, primos segundos incluidos? ¿O va a ser una noche con la familia más próxima? Dependiendo de lo que decidas, podrás empezar a desglosar las tareas para asegurarte un día sin estrés ni imprevistos (más o menos).

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Planificación de las Navidades

¡El próximo paso es empezar a planificar!

Vamos a lo básico: piensa en tu horno en términos de alcance, e intenta responder a estas preguntas:

¿Cuánta gente viene? ¿Tienes sitio para un pavo de esas dimensiones en el horno? ¿Y para las bebidas en la nevera?
¿A qué hora vas a cenar? ¿Cuándo tienes que empezar a cocinar para que esté todo listo?
¿Cuántas horas de trabajo necesitas dedicar para preparar la comilona?

Si no tienes la respuesta para alguna de estas preguntas, ¡ponte a proyectar! Desglosa tu preparación tarea a tarea, piensa lo que necesita cada tarea y piensa en el camino crítico.

¡No improvises en el supermercado! Haz una lista que incluya todos los ingredientes de tus recetas y no subestimes las bebidas: multiplica por dos la cantidad de champán que te parezca sensata.

Control de regalos

Controlar los costos al hacer regalos es probablemente el mejor consejo que tengo para estas fechas. Define un presupuesto total y no te lo saltes.

Otros aspectos importantes del control de regalos:

No hagas regalos excesivos a adultos
Compra servicios, no objetos que vayan a quedar abandonados. Una subscripción a una ONG, a un periódico (o a un buen software de gestión de proyectos) puede significar mucho más que otro collar.
Identifica las personalidades: ¿Qué esperan recibir tus familiares? ¿Se enfadarán si no les regalas gran cosa?

Comunicación

Comunicación, comunicación, comunicación. Si tienes un par de pajes para que te ayuden, procura mantenerles siempre al tanto de tu progreso (y viceversa). No compres regalos sin avisarles, no cambies las recetas ni invites a más personas si contárselo. Eso permitirá que haya coordinación entre las distintas partes del proyecto.

Evita que el proyecto se sobredimensione

No te asignes demasiado trabajo, al fin y al cabo el día solo tiene 24 horas. Si intentas abarcar demasiado… ¡puede que todo se quede en un chasco!

Detalles finales, entrega de experto

Ha llegado el momento de quedar bien.

El control de calidad es obligatorio: ¿está jugoso el pavo? ¿Los suegros están contentos? Sea cual sea tu objetivo, no olvides de asegurarte de que el proyecto ha alcanzado los máximos estándares de manera que tus invitados disfruten de la velada . Te aconsejo que no se den cuenta de que has estado utilizando hojas de cálculo con miles de filas para hacer seguimiento de tus compras navideñas

Disfruta

Por fin ha llegado lo divertido. ¡Disfruta de la cena! Recoge los frutos de tu trabajo, come y bebe. Has trabajado duro y has gestionado el proyecto navideño para entregar un evento inolvidable. Ahora utiliza tus competencias de gestión de proyectos para preparar la fiesta de Nochevieja de la que has aceptado encargarte a regañadientes...

Nicholas Taylor

Marketing Assistant

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En ITM Platform acabamos de sacar una nueva app para Slack centrada en la gestión colaborativa del trabajo. Con ITM Platform Teambot, nuestros usuarios pueden utilizar el chat de Slack para:

Consultar qué proyectos y tareas les han sido asignados
Reportar horas
Indicar el progreso percentual en sus tareas
Añadir comentarios

ITM Platform Teambot es un buen ejemplo de cómo promover la adopción de soluciones SaaS con integraciones dirigidas a mejorar la experiencia de usuario.

El software empresarial es una de las decisiones más difíciles

Uno de los desafíos más complejos para un CTO consiste en acertar con las soluciones de software. La experiencia indica que los mejores productos desde un punto de vista técnico no siempre rinden mejor. Para empezar, los empleados tienen a quedarse con lo que ya conocen.

No creo que haya un camino fácil para elegir buen software, igual que no hay una personalidad relacionada con un mejor reponsable de tomar estas decisiones: el CTO con la mejor visión tecnológica, que evalúa pormenorizadamente una docena de opciones antes de decantarse, puede equivocarse igual que el CEO de una PYME cuando selecciona a un proveedor porque conoce al equipo directivo.

El secreto está en los usuarios

A menudo, cuando un producto no da lo que promete, el problema no reside tanto en la tecnología como en su gestión: es posible que trabajadores, procesos y tecnología estén desconectados.

Esta dificultad es especialmente importante para las soluciones de gestión de proyectos, de las que suele hacerse un uso asimétrico: mientras que los gestores de proyecto usan las características avanzadas, los trabajadores tienden a rechazar las soluciones que perciben como una obligación, no como algo que añade valor a su trabajo. En esa coyuntura, cualquier momento de fricción puede convertirse en abandono. Y es una coyuntura frecuente, quizás una de las historias de fracaso más comunes en la gobernanza de la gestión de proyectos.

En otras palabras: en una organización que organiza su trabajo con software, es inevitable tratar a tus empleados como usuarios. Lo importante es que, una vez reconocido ese tratamiento, te dirijas a las necesidades de tus usuarios como si fueran clientes internos. De hecho, no es ninguna tontería calcular la adopción del software como uno de los componentes principales del ROI de tus inversiones tecnológicas, como ya hacen muchos profesionales:

El 72% de los CTO consideran que la adopción es el principal factor para una buena implementación de SaaS. (Sandhill)
El 43% de los CTO reconocen la amenaza que supone el uso de software no autorizado, o “shadow IT”. (Forrester)
El 80% de usuarios no vuelven a abrir una aplicación móvil empresarial después de probarla por primera vez. (Boston technology)

Los datos hablan por sí solos: motivar a los usuarios es fundamental, pero no necesariamente fácil.

Cómo conseguir que tus empleados reporten con las herramientas de Project management adecuadas

Como cualquier otra empresa SaaS, en ITM Platform somos perfectamente conscientes de que, si confiamos únicamente en la buena voluntad de nuestros usuarios para el uso de reportes internos, cualquier momento de fricción los puede desactivar.

ITM Platform Teambot resuelve el problema

1.Vamos allí donde ya ese encuentra el usuario

En lugar de obligar a nuestros usuarios a entrar en nuestra herramienta para indicar, por ejemplo, cuántas horas han dedicado a una tarea determinada, hemos decidido invertir la dirección y desplazarnos hasta entornos en los que ya se encuentre el usuario.

En este caso, hemos decidido complementar la herramienta de gestión de proyectos, programas y portafolio de ITM Platform con nuestra propia app para el servicio de mensajería Slack. La razón es sencilla: creemos que tiene visos de comenzar a jugar un papel semejante, en el ámbito de la comunicación empresarial, al que tiene Facebook en el ámbito del ocio.

2.Teambot the hace la vida más fácil

Una vez que ITM Platform Teambot está autenticado, deja de ser necesario entrar en ITM Platform con regularidad para las funciones que desempeña típicamente un team member.

Por ejemplo, al escribir “/itmplatform list projects” ITM Platform Teambot muestra todos los proyectos que han sido asignados. La acción se demora un par de segundos y no exige navegación a nuevas páginas.

Pero si quieres ir a ITM Platform para llevar a cabo acciones más complejas, puedes hacerlo desde los nombres de proyecto y tarea: todos ellos son hipervínculos que te llevan directamente a la herramienta

3.La experiencia de usuario como producto e innovación

ITM Platform Teambot nos ha permitido convertir un desarrollo pensado para ayudar a los ejecutores de proyectos en un nuevo producto. De hecho, ahora mismo es la app de gestión de proyectos más potente que hemos visto en Slack!

Visita el directorio de apps de Slack para activar ITM Platform Teambot o solicita una demo si quieres saber cómo beneficiarte de la solución de gestión de proyectos, programas y portafolio de ITM Platform!

Jaime González-Capitel

Senior Content Strategist

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Los análisis de riesgos cualitativos y cuantitativos son dos procesos muy diferentes. En este artículo explicamos la evaluación cualitativa con un ejemplo tomado de la industria de los videojuegos.

En general, el análisis cualitativo persigue identificar los riesgos mediante escalas que resumen de manera visual e intuitiva las dimensiones relativas de cada riesgo, permitiendo así priorizar: aportando una representación visual que combina los factores más básicos, como el impacto que el riesgo supondría para el conjunto de proyecto y la probabilidad de que se presente.

Gestiona los riesgos de tus proyectos audiovisuales con ITM Platform

Aunque se llame cualitativa, esta evaluación implica una estimación numérica de estas dos variables a lo largo de escalas previamente definida. Es decir, que el rasgo cualitativo se debe a que no se trata de una medición directa, sino de una aproximación subjetiva. Es algo parecido a cuando los médicos en Estados Unidos preguntan:

¿Del uno al diez, cuánto le duele?

De forma semejante a la intuitiva escala de las expresiones de Wong-Baker, su traducción visual se encuentra en una representación geométrica que permite una aproximación sistemática en matrices de evaluación de riesgos.

En el ejemplo que sigue, hemos empleado nuestra matriz de evaluación de riesgos online para estimar el peso comparado de los siguientes riesgos para un equipo de desarrolladores en un estudio de videojuegos:

Motor gráfico inadecuado para las funcionalidades el juego
Pérdida de programadores
Suspenso en el proceso de certificación

Si asignamos valores de impacto y probabilidad a estos riesgos, obtenemos la siguiente tabla.

Riesgo	Probabilidad	Impacto
Motor gráfico	20%	40
Personal	33%	50
Certificación	8%	100

La propia tabla sugiere algunas observaciones.

1. La experiencia, la madre de la probabilidad

En primer lugar, en un estudio de videojuegos que lance, pongamos, media docena de títulos al año, después de 10 años de actividad se cuenta con un portafolio de 60 títulos que permiten extraer ciertas conclusiones sobre la frecuencia con la cual se dan estos riesgos. Por lo tanto, la idea es que la estimación de la probabilidad esté basada en la experiencia de la organización, que ha sufrido pérdidas de personal en el área de programación en uno de cada tres proyectos.

2. Simplificar para luego discutir los detalles

Este modelo obliga a simplificar mucho, pero es importante no perder de vista que las variables esconden realidades más complejas que deberán aparecer en las fases cuantitativas y en las discusiones con los stakeholders. Por ejemplo, la pérdida de talento puede esconder muchas realidades distintas, dependiendo del número de personas que se pierdan, sus roles dentro de la organización, o de si la pérdida se debe a su fichaje por otra empresa, vacaciones, jubilación o a la incapacidad para contratar según las previsiones del departamento de recursos humanos.

Con todas esas salvedades, si cargamos esa tabla en la matriz de evaluación de riesgos online de ITM Platform obtenemos este resultado:

Aunque no hay una interpretación única para este tipo de resultados, la visualización destaca que el riesgo más amenazador para este estudio es la pérdida de personal. Mientras que la selección del motor gráfico y la certificación parecen estar más controlados por los procedimientos de trabajo y control del proceso, el área de recursos humanos probablemente necesite de un plan de mitigación para poder afrontar situaciones de escasez de personal en momentos de alta carga de trabajo. Dicho plan podría incluir:

Reasignación de tareas a los recursos existentes.
Dimensionamiento de los posibles retrasos, o aumento de costes en el caso de que se mantenga el alcance.
Plan de comunicación a las partes involucradas en las tareas que puedan sufrir retrasos.
En casos graves, reconsideración de componentes no críticos que permitan salvar la viabilidad del producto.

Recuerda que puedes componer tu propio conjunto de riesgos en la matriz de evaluación online de ITM Platform. Además, si te registras podrás guardarlos y compartirlos con tu equipo.

En el próximo artículo de esta serie aplicaremos el ejemplo del estudio de videojuegos a un modelo de evaluación cuantitativa de riesgos para comprender mejor las diferencias entre ambos enfoques. ¡Suscríbete a nuestra newsletter si quieres estar al tanto cuando se publique!

Jaime González-Capitel

Senior Content Strategist

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Hace unas semanas preguntamos a todos de nuestros clientes cuál de nuestras herramientas les gustaría poder consultar sin tener que acceder a su cuenta en ITM Platform. Aunque las apuestas en la oficina sugerían que Kanban iba a ganar con diferencia, nuestros usuarios seleccionaron la matriz de evaluación de riesgos que acabamos de poner a vuestra disposición en la versión pública de la web y sin necesidad de registro previo.

(más…)

Aunque parte esencial de la gestión de proyectos consiste en planificar todos los escenarios posibles y estar preparado para cualquier eventualidad, siempre es posible que aparezca algún problema o circunstancia que no hayamos previsto inicialmente. Por ello, aunque no podemos adelantarnos a todas las circunstancias, sí que podemos prever cómo reaccionaremos ante una situación imprevista. A continuación, se muestran algunos consejos:

Muestra liderazgo

Es algo muy fácil de decir pero muy difícil de llevar a la práctica. Cuando las cosas van mal, lo más más habitual es que los integrantes del equipo pierdan los nervios y no sepan qué hacer, o simplemente se bloqueen y no hagan nada.

En estos momentos es necesario un líder que tranquilice al equipo, le haga reflexionar, y entre todos encuentra la mejor solución al problema.

No se trata de buscar culpables sino de encontrar el problema y de ponerle solución.

Evita la tentación de aumentar los recursos

Una manera sencilla de solucionar los problemas en gestión de proyectos es simplemente aumentar los recursos destinados a ellos. Sin embargo es la solución menos deseable.

En primer lugar, se deben agotar todas las vías basadas en la gestión óptima de los recursos disponibles. En eso consiste precisamente la gestión de proyectos: en conseguir sacar el mejor resultado, el deseado por los directores del proyecto y especialmente por los clientes, haciendo el mejor uso posible de recursos, es decir, consiguiendo un aprovechamiento óptimo.

Por otro lado, aumentar los recursos destinados, no mejorará necesariamente el resultado obtenido. Es necesario orientarlos adecuadamente. Es decir, en caso de que finalmente decidamos aumentar los recursos utilizados, la gestión de proyectos será fundamental para decidir la manera de utilizarlos.

Otro aspecto a considerar es que los nuevos recursos utilizados tardarán un tiempo en producir los resultados esperados. Este decalaje temporal también debe ser considerado puesto que es posible que, pese a aumentar los recursos, los resultados no se consigan en el plazo deseado.

Sin embargo, una reorganización de los recursos asignados probablemente se pueda conseguir de una manera más rápida, aunque no necesariamente más sencilla. De nuevo, el Project Manager debe ser capaz de articular los recursos disponibles para poder dar solución a tiempo a los problemas que se presentan.

Muestran los problemas tal y como son

No caigas en la tentación de minimizar los problemas. Si un problema tiene una determinada magnitud, muéstralo tal y como es.

La única manera de encontrar una solución eficaz a un problema es conocerlo adecuadamente. Los integrantes de tu equipo tienen derecho a saber a qué se están enfrentando para poder adaptar su esfuerzo y actitud a las necesidades de la empresa y del proyecto.

Además, la confianza es algo que cuesta mucho de conseguir pero muy poco de perder. Si más adelante se demuestra que no ha sido completamente sincero con las circunstancias, esto puede hacer mella en la confianza que tu equipo deposita en ti como líder. Por ello, la sinceridad debe ir siempre por delante.

Revisa todo lo que haces

Cualquier proyecto finalizado, desde el mejor hasta el peor, tiene aciertos y errores. Y de ambos se puede aprender.

Lo más fácil y tentador es complacerse con el proyecto entregado en caso de que haya salido bien u olvidarlo en caso de que haya salido mal. Ninguna de estas dos actitudes aporta beneficio a largo plazo.

Lo más útil es, independientemente de lo bien o mal que haya salido un proyecto, analizar los aciertos y errores cometidos en él para aprender de la propia experiencia y poder aplicarla en futuros proyectos.

Los aciertos se deben reconocer y recompensar de alguna manera. Sin embargo, pese a que se deben indicar los errores para evitar su repetición, no deberían ir acompañados de castigo. Esto solo consigue enturbiar el ambiente de trabajo para futuros proyectos.

Este principio de mejora constante (Kaizen) permite evitar reincidir en los errores y, sin embargo, repetir los aciertos. La perfección no es una meta a alcanzar sino un objetivo a perseguir.

Implica a toda la empresa

Realizar cambios es necesario involucrar a todos los implicados en el proyecto. El director de la empresa hasta los sustitutos y becarios. Todos ellos son importantes en el proyecto y deben sentir que su trabajo se valora.

Del mismo modo, los cambios y el análisis de aciertos y errores se deben realizar a todos los niveles para así conseguir cambios globales y con alcance.

En ITM Platform conocemos perfectamente el mundo de la empresa, pues nuestro software de gestión de proyectos es utilizado por líderes en diferentes sectores.

Pruébalo y descubre lo que puede hacer por ti.

https://www.itmplatform.com/es/proyectos-programas-portafolio-suscripcion/

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Juan Delgado

Blogger ITM Platform