un hombre gestiona la comunicaciones del proyecto desde su teléfono

La séptima área de conocimiento del Project Management Book of Knowledge (PMBOK) está centrada en la gestión de las comunicaciones del proyecto. Esta propuesta sobre buenas prácticas está dirigida a que la generación, recopilación, distribución, almacenamiento, recuperación y disposición final de toda la información sea adecuada y oportuna. 

Como en cualquier otro ámbito, la información sigue las 5W de la gestión de la comunicación: el gestor de proyecto hará bien en tenerlas en cuenta para tener éxito.

 

Nuestro punto de partida, por lo tanto, son las comunicaciones, que muchas veces cobran más importancia que el proyecto técnico en sí, ya que permiten que la información fluya con normalidad sin que se creen malentendidos o confusiones en la gestión del proyecto. 

La gestión de las comunicaciones del proyecto se divide en tres partes:

  • Plan de gestión de las comunicaciones
  • Manejo de las comunicaciones
  • Control de las comunicaciones

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1. Plan de las comunicaciones del proyecto

La correcta comunicación de un proyecto, tanto con los actores implicados como con los agentes interesados, es básica para conseguir el éxito del plan. Muchas veces, un proyecto fabuloso no ha prosperado porque no se ha comunicado correctamente. Así que debemos centrarnos muy bien en la estrategia inicial que nos conducirá a la consecución de nuestros objetivos. 

La Guía PMBOK establece que tenemos que identificar las necesidades básicas o estándar, que son las que se refieren a actualizaciones de progreso, circulares a los inversores, entre otras, con una planificación previa del contenido. Una previsión que se plasma en el mismo plan que distingue dos apartados: el de entrada y el de salida.

El apartado de entrada o comunicaciones internas incluye:

  • el plan de gestión de proyectos,
  • el registro de los interesados
  • los factores ambientales de la empresa
  • los activos de los procesos de organización.

 Para ello, como en los dos puntos que siguen, las herramientas y las técnicas que se utilizan están relacionadas con la tecnología de la información, los modelos de comunicaciones, los métodos y las reuniones. 

El apartado de salida o comunicaciones externas está formado por:

  • el plan de gestión
  • los documentos del proyecto, con las actualizaciones que se realicen. 

No puede pasar por alto que los entregables de la planificación de los proyectos son herramientas de comunicación y el gestor de proyectos es un comunicador que recoge, unifica y distribuye información para que el equipo pueda actuar de manera coordinada. Los documentos son valiosos, pero no hablan por sí mismos.

2. Manejo de las Comunicaciones del proyecto

Durante la fase de ejecución del proyecto, la gestión de la comunicación es fundamental. Las comunicaciones que se realicen con los agentes interesados o parte del público objetivo implicado han de identificarse en el plan de gestión de las comunicaciones.

Por ejemplo, si se tratase de desarrollar un programa de urbanización de un área, agentes implicados o afectados por el proyecto podrían ser los propietarios del suelo y las administraciones, aunque el público consumidor sea el comprador final de la vivienda. Si no gestionamos de forma correcta la comunicación con los agentes implicados, que no participan de forma activa en el desarrollo del proyecto, nos podemos encontrar con voces en contra que dificulten el desarrollo del plan o incluso lo impidan.

No podemos dejar nada al azar, ni realizar comunicaciones espontáneas. La creación, distribución y almacenaje de las comunicaciones es un proceso importante dentro de la gestión de un proyecto y requiere de la atención constante del director del mismo.  

3. Control de las comunicaciones del proyecto

Dado que la comunicación juega un papel fundamental en el desarrollo de nuestro proyecto, realizar un fuerte y riguroso control es una tarea obligada que nos aportará seguridad y confianza. Para ello, es muy importante analizar los resultados que vamos obteniendo y realizar informes de los mismos. 

El director del proyecto ha de formar parte del grupo de procesos de Control y Seguimiento para saber en todo momento cuál es el estado de cada fase, tarea o actividad, con el objetivo de supervisar su funcionamiento y comprobar que cumple con los objetivos marcados. Además, al igual que el gerente o responsable del plan supervisa el control de calidad, el alcance y otros elementos de control, también debe asegurarse de que cada actor recibe la comunicación adecuada y valorar los posibles cambios para mejorar los procesos. 

El área que se refiere a las entradas incluye, además de las mencionadas en los apartados anteriores, la emisión del registro. Las herramientas y las técnicas se basan en los sistemas de gestión de la información, el juicio o criterio de un experto y las reuniones. 

En el apartado de salida hay que incluir:

  • la información del rendimiento en el trabajo
  • las solicitudes de cambio
  • las actualizaciones del plan
  • la documentación que se refiera a los aspectos organizativos de los activos que intervienen en los procesos

 

Este artículo es parte de una serie sobre las áreas de conocimiento de PMBOK. Puedes seguir leyendo:

Las 10 áreas de conocimiento. 1: Gestión de integración del proyecto

Integración con el menú de proyecto de ITM Platform

Las 10 áreas de conocimiento. 2: Gestión del alcance del proyecto

Las 10 áreas de conocimiento. 3: Gestión del tiempo del proyecto

Las 10 áreas de conocimiento. 4: Gestión de los costos del proyecto

Las 10 áreas de conocimiento. 5: Gestionar la calidad del proyecto. El ejemplo de una aseguradora

Las 10 áreas de conocimiento. 6: Gestión de los recursos humanos del proyecto

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juguetes infantiles

La industria de la formación de profesionales ha experimentado profundos cambios de tendencia durante las últimas décadas. Antes de la llegada del internet, la formación presencial en las empresas era impartida de forma presencial por consultores que usaban métodos pedagógicos muy parecidos a los que se podían ver en las aulas de los colegios. Más allá de los ejercicios por equipos y las sesiones de trabajo en grupo, más horizontales, los instructores y “coaches” (o formadores) eran la autoridad y la fuente de sabiduría, conocimiento y experiencia.

 

¿Qué ha cambiado en el ámbito de la formación de profesionales?

Hoy en día, casi todos los cursos de formación más corrientes se han sustituido por experiencias online debido al bajo coste de producción para los vendedores, así como al poco tiempo que recorta del horario de los empleados. Un técnico de Recursos Humanos siempre tendrá en cuenta las ventajas que aporta el hecho de que sus empleados puedan seguir un curso a su ritmo, en lugar de interrumpir la rutina laboral de un grupo entero de empleados para meterlos a todos en una habitación y tenerlos sentados, escuchando a alguien hablar sin poder avanzar en su trabajo.

La percepción ha cambiado de forma radical: si necesitas absorber algún conocimiento o revisar algún requisito formal de la formación, basta con cursos online, que además suelen ser menos aburridos que las formaciones presenciales corrientes. Además, se pueden adaptar mejor a las necesidades de cada aprendiz.

Sin embargo, no todos los cambios son para bien: muy a menudo, las formaciones online se han diseñado de forma pobre, siguiendo los principios básicos, tan abusados, de la repetición y el aprendizaje pasivo. El gurú de la educación y fundador de la Schank Academy, Roger Schank, tiene bastante razón cuando señala que la mayoría de proveedores de formación online están ignorando los principios del aprendizaje a través de la práctica (learning by doing).

Roger Schank es el autor de numerosos libros y artículos referentes a la educación, tales como Enseñando a pensar o Aprendizaje virtual: un enfoque revolucionario para formar equipos de trabajo altamente capacitados. El autor sostiene que el sistema educativo de hoy en día fue creado para las élites y que las cosas realmente útiles, como buscar trabajo, no se enseñan. Para poder derrocar este sistema tan arcaico, Schank ha llevado a cabo numerosos proyectos e iniciativas, entre los que destaca el MBA que ofrece la Universidad de Barcelona de Lasalle y cuya característica principal es un programa único basado en escenarios empresariales reales (Scenario Centered Curriculum).

imagen de Roger Schank

Roger Schank dixit: “El aprendizaje ocurre cuando alguien quiere aprender, no cuando alguien quiere enseñar”

En cualquier caso, lo que está claro es que el ecosistema de la formación profesional nunca volverá a ser lo que era. Hoy en día, si quieres justificar el gasto de miles de dólares en una formación presencial, debe haber una razón detrás. Es necesario proporcionar experiencias de aprendizaje excepcionales, que sean memorables, que cambien la perspectiva de las personas y que tengan un impacto claro en cómo los "aprendices" aplican esa experiencia a su trabajo.

Formación en gestión de proyectos

La gestión de proyectos ha seguido la misma línea que los casos anteriores. Existe una gran cantidad de requisitos formales, en concreto con respecto a las certificaciones, que se pueden cumplir con cursos a menudo tediosos. Pero todo el mundo sabe que aprenderse el PMBOK de memoria no nos convertirá, por arte de magia, en un gestor certificado de proyectos: aún necesitaríamos miles de horas de práctica. Y aun contando con esa experiencia, llevar a cabo proyectos sigue siendo todo un reto para las mentes más brillantes, por no hablar del reto que supone llevar una oficina de gestión de proyectos.

El trabajo puede ser tan abrumador (hasta para los más experimentados), que la formación adicional es muy habitual. Esta formación adicional no hace ningún daño y, de hecho, traer a la oficina a un buen coach puede ser una manera excelente de sacar a la luz problemas o percepciones que pueden no ser del todo obvias… quizás porque existen dinámicas de poder que silencian algunas opiniones, o simplemente porque nunca nadie llega a tener una imagen completa del trabajo que realiza todo el mundo.

Entonces, ¿A qué se parece una experiencia de formación en administración de proyectos excepcional y memorable?

Un buen ejemplo es la moda de la ludificación (gamification) o “juegos serios”. Estos juegos serios están diseñados con un propósito en lugar de por mero entretenimiento.

Un buen ejemplo sería el de enseñar las complejidades y elaborar dinámicas de SCRUM con simulaciones de LEGO, como el modelo desarrollado por Alexey Krivitsky.

Krivitsky no es el único que utiliza bloques de construcción para representar y simular ambientes de trabajo. La importancia de LEGO como conductor de juegos serios es tal que se ha registrado el método LEGO Seriousplay.

Se trata de una muy buena forma de investigar más a fondo las percepciones y los modelos mentales de los participantes y, por lo tanto, de ayudar a resolver conflictos superficiales e inconscientes sobre creencias o prioridades entre miembros de un mismo equipo. Cuando estas diferencias se hacen evidentes, es mucho más sencillo hablar sobre ellas y llegar a soluciones creativas.

De hecho, LEGO Seriousplay se ha utilizado para ayudar a los equipos de proyecto con reuniones iniciales de puesta en marcha que sean fáciles de recordar porque los miembros pueden compartir, discutir, usar metáforas, idear y negociar utilizando la mediación de los modelos que han construido durante la propia sesión.

Enseñar gestión de proyectos a través de juegos serios es una tendencia en sí misma, ya sea enforma de investigación específica dedicada a la generación de pautas y a ampliar su práctica, o como juegos en línea muy completos y entretenidos como o Unlock.

Escena del juego de gestión de proyectos Unlock

Escena del juego de gestión de proyectos Unlock

El mundo laboral es muy competitivo, pero los profesionales en gestión de proyectos cuentan con una gran cantidad de recursos al alcance de su mano, incluyendo la posibilidad de usar ITM Platform para enseñar gestión de proyectos a través de prácticas reales con una herramienta puntera.

Es lo que ya están haciendo nuestros partners educativos, incluyendo muchas instituciones líderes, tales como la Universidad de Barcelona, el Instituto Tecnológico de Monterrey y UTFPR, la universidad tecnológica líder en Brasil. Todos ellos están simulando PMO con ITM Platform, para que sus estudiantes fortalezcan sus capacidades en gestión de proyectos:

  • Coordinar el trabajo de proyectos
  • Nivelar los resultados de los proyectos con las estrategias de negocio
  • Mantener a todos sincronizados
  • Obtener datos sobre el progreso de los proyectos al instante
  • Colaborar en un entorno compartido a tiempo real
  • Distribuir las responsabilidades según las diferentes labores

Si estás interesado, entra en la página de nuestros partners educativos o solicita información sobre las ventajas de cursos de formación dentro de las propias empresas con ITM Platform mandando un email a info@itmplatform.com

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Ilustración de la tabla Scrum Agile con la mano plana y pegatinasAunque todos hemos visto tableros Kanban, muchos de los principios que diferencian esta metodología se suelen pasar por alto en la práctica.

Si trabajas desarrollando software, en un entorno tecnológico o en una startup, lo más probable es que en algún momento hayas utilizado un tablero Kanban para visualizar qué tareas están pendientes, en cuáles se está trabajando y cuáles se han finalizado.

Es el MVP de Kanban: tres columnas, tres estados: por hacer, en proceso, completado.

Vincula tus proyectos Kanban en un portafolio unificado con ITM Platform

Personal Board con ITM Platform

El panel personal de ITM Platform resume el trabajo pendiente con kanban.

Esta sencillez ha sido de algún modo una bendición, porque los tableros se han popularizado enormemente. Pero también han hecho que mucha gente los utilice o los critique sin conocer en detalle las características de este método.

Por ejemplo, se suele ignorar que Kanban es muy útil cuando, además de proyectos, también se quiere gestionar trabajo que no encaja dentro de ningún proyecto.

Esto hace de Kanban un complemento excelente para gestionar un portafolio de proyectos, en el que la demanda de cambios incluye también tareas sueltas para las que no hay un coordinador o gestor de proyecto.

A pesar de eso, muy pocas herramientas de portafolio incluyen Kanban entre sus características; y muy pocas versiones de Kanban online permiten realizar gestión de portafolio.

Si quieres las dos cosas, ITM Platform es uno de los pocos proveedores que puede satisfacerte.

Kanban vs ágil vs SCRUM

Es frecuente que en el mundo del desarrollo de software se considere que SCRUM es la mejor metodología ágil, si no la única. Sin embargo, cada metodología tiene sus ventajas y sus desventajas. Si quieres repasar sus diferencias, aquí tienes un artículo útil.

SCRUM, por ejemplo, solo se utiliza en proyectos de software. En ese ámbito, sustituye a los métodos tradicionales de diseño en cascada (o waterfall), cuya eficiencia mejora enormemente.

Sin embargo, fuera de ese ámbito SCRUM es muy frágil, por no decir inútil. No se puede aplicar, por ejemplo, a procesos de diseño de nuevos productos que no tengan elementos de programación.

Por el contrario, además de utilizarse prolíficamente en desarrollo (a menudo, en combinación con metodologías SCRUM) Kanban ha demostrado su utilidad en contextos donde la mayor parte del volumen del trabajo es operativo. El ejemplo clásico es la fabricación industrial, como las factorías Toyota en las que se ideó el método. Pero también el diseño de nuevos productos y servicios en cualquier industria puede beneficiarse de su estructura.

Los 3 principios de kanban

  • Visualizar todo lo que está ocurriendo en un momento dado. Cada elemento y su estado de avance se ve en el contexto de todo el trabajo, ya se trate de un proyecto o de las operaciones en curso.
  • Limitar la capacidad del trabajo en curso, o Work In Progress (WIP). Hay que poner un máximo a la cantidad de tareas que se pueden gestionar al mismo tiempo y los límites visuales del tablero ayudan a percibir físicamente esa limitación de máximos. Por ejemplo, si una unidad de control de calidad puede gestionar un máximo de 5 partidas de rodamientos, no podrá aceptar la sexta partida hasta que no termine con una de las cinco anteriores.

Puede que no sea muy intuitivo, pero la limitación del WIP consiste precisamente en visibilizar los cuellos de botella para priorizar el trabajo en esas áreas y poder concentrar recursos en resolverlas.

  • Mejorar la continuidad del trabajo. En cuanto se termina un elemento, se inicia otra tarea del backlog. Para ello, es fundamental que el backlog esté correctamente administrado, priorizado y categorizado.

¿Cuándo conviene utilizar Kanban?

Hay cuatro situaciones en las que conviene utilizar Kanban:

  • En ambientes operativos cuyas prioridades cambian con mucha frecuencia
  • Cuando los cambios en los requerimientos se pueden introducir en cualquier momento
  • Cuando las unidades de trabajo son tareas independientes
  • Cuando se persigue la optimización incremental de un proceso ya existente.

¿Cuáles son las ventajas de Kanban?

  • Máxima transparencia
  • Entrega continua
  • Igualar la capacidad del equipo con el trabajo en curso
  • Concentración en la duración del ciclo (cuánto tarda una tarea en ir del backlog a estar completada)
  • Permite asignar distintos máximos de WIP a las etapas sucesivas y reconducir el trabajo para mejorar el tiempo de entrega.

Con respecto a este último punto, por ejemplo, en un equipo de programación es muy normal tener cuatro estados: To Do, In Progress, Code Review y Finalizado. Asignar un máximo de 2 tareas a Code Review implica que en seguida no podrán asumirse más tareas In Progress, por lo que los programadores tendrán que pasar tiempo revisando código, una tarea ingrata que suelen dejar para el final. Así se evita el cuello de botella de que todo el código esté escrito, pero sin revisar. Si al tablero se le añaden dinámicas de equipo y comunicación inmediata, los beneficios son muy claros.

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 Concepto de servicio al cliente-iconos y elementos de diseño de infografía-experiencia del clienteEl desempeño de la profesión de director de proyectos a menudo puede recordar a un malabarista tratando de mantener en movimiento 12 pelotas al mismo tiempo. La única diferencia es que hay que conseguir hacer malabares cumpliendo con los plazos, y posiblemente también con tu presupuesto.

Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) son los fallos de comunicación entre sus miembros y la multitud de actores involucrados en el proyecto. Sin una comunicación extraordinaria, cualquiera de esas bolas puede salirse de su recorrido y hacer trizas tus posibilidades de ejecutar tu plan maestro con éxito.

Empieza a gestionar los proyectos para todos tus clientes con ITM Platform

Cuando no hay espacio para equivocarse, la única opción viable es equipar a tu equipo con las mejores herramientas para el trabajo. Garantizar una comunicación impecable es mucho más fácil cuando se combina una buena herramienta de gestión de proyectos con un buen software de gestión de clientes (CRM). Esto es especialmente crítico para empresas que desarrollen proyectos para clientes. La combinación de buen software de gestión de proyectos y CRM garantiza un seguimiento de las relaciones con los clientes en el que no se escape ningún detalle ni petición. No dar puntada sin hilo.

Los dos productos se pueden integrar en un santiamén. Cualquier software de gestión de proyectos que se precie incluye una API para que todo desarrollador pueda conectar el programa con cualquier otro sistema bien valorado con el que quiera seguir trabajando. ITM Platform tiene una API con una amplia colección de métodos en constante actualización, diseñados para mejorar la productividad de la herramienta a la vez que mantienen la sencillez para el usuario final.

Con características como estas, combinar el poderío de ITM Platform con un buen CRM en una solución sencilla e integrada puede dar solución a esos problemas de comunicación que quieres evitar durante tu próximo proyecto.

¿Pero cómo ayuda el CRM exactamente con la comunicación? Un buen CRM ofrece un seguimiento de la comunicación automatizada. De esa manera, es muy difícil omitir información relevante, como ese email de dos líneas con una pregunta de un cliente, que puede ser vital para mantener un proyecto saludable y una relación constructiva con el cliente.

Más allá de la comunicación, con ITM Platform también puedes expandir el seguimiento a los clientes y conectar todas tus compras, facturas, perfiles de clientes y de proveedores.

Los errores humanos más comprensibles, como un olvido o un email no leído, ya no impactarán en esos procesos que has desarrollado con tanto esmero.

Un buen CRM también te permitirá una sincronización automática de los datos. Una vez conectado con ITM Platform, los datos se combinarán de forma inmediata. Tu equipo de proyecto verá los datos volcados del CRM desde ITM Platform usando cualquier dispositivo. Esto hace que la información sea clara y accesible para todos: los miembros del equipo manejarán la misma información crítica en cada fase del proyecto. Recuerda que ITM Platform te permite gestionar todos los componentes financieros del proyecto: facturas, presupuestos estimados e ingresos estarán permanentemente al día.

Una de tus responsabilidades fundamentales como gestor de proyecto es garantizar que tu plan de proyecto permita una ejecución impecable. Al armar a tu equipo con una combinación sincronizada de programas de gestión de proyectos y clientes, echarás los cimientos para una cultura colaborativa excelente.

Si quieres saber más sobre cómo asegurar el éxito de tus proyectos, solicita ya una demostración de ITM Platform y empieza a mejorar la comunicación de tu equipo en un entorno de trabajo plenamente colaborativo.

Autora: Maria Waida

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El equipo fundador de OnyriqOnyriq representa a una nueva generación de empresas innovadoras que persiguen el impacto social del conocimiento

Ainhoa, Joseba y Mikel se conocieron en la Universidad del País Vasco (UPV-EHU) en San Sebastián mientras estudiaban química en la especialidad de polímeros. Años más tarde, los tres han finalizado sus estudios de posgrado y se saludan todas las mañanas en el Parc Científic de Barcelona. Aunque investigan juntos cada día y no han perdido de vista los laboratorios, las estructuras químicas ni los ensayos, no se dedican a la docencia ni reciben un sueldo de la universidad.

Estos tres químicos han puesto en marcha su propia empresa junto con Oriol, ingeniero aeroespacial afincado en Japón: hace un año, en septiembre de 2016, se fundó Onyriq, una startup que se dedica a la investigación, el desarrollo y la innovación de polímeros. Con un modelo de negocio que apuesta a las claras por la transferencia del conocimiento, el objetivo es ambicioso: sustentar la empresa con la explotación comercial de la investigación propia mediante licencias y patentes.

Súmate a Onyriq y empieza a gestionar y evaluar tus programas con ITM Platform

En el día a día de Onyriq se encuentra la gestión de sus proyectos de investigación con ITM Platform. “Trabajamos con ITM tanto para los proyectos en ejecución como para el desarrollo de las propuestas a clientes, donde calculamos las diferencias entre la propuesta y el proyecto real (en presupuesto, tiempo y actividades) que nos permiten conocer mejor su rentabilidad”.

El ejemplo de Onyriq muestra cómo cada vez más empresas de alto valor añadido necesitan acceder a herramientas de gestión de programas y portafolio que antes solo estaban al alcance de los grandes grupos multinacionales”

En un mercado tan amplio como el de los materiales poliméricos, Onyriq es capaz de transferir las tecnologías empleadas entre sectores dispares, como, por ejemplo: aeroespacial, salud, impresión 3D o alimentación. Su experiencia previa les ha llevado a definir tres líneas principales de investigación, centradas en distintas áreas: la síntesis y modificación de polímeros y biopolímeros, la encapsulación de compuestos activos como los medicamentos, o la funcionalización de los materiales para impartir propiedades específicas. “Aspiramos a que empresas con diferentes core business que trabajan con polímeros puedan externalizar la innovación de sus procesos apoyándose en nosotros y nuestro amplio know-how", dice Ainhoa.

Logo de Onyriq

En cuanto al portafolio de servicios, Onyriq se reparte en tres vértices: la transferencia del conocimiento con investigación propia, la innovación bajo demanda y los eventos de formación. Aunque actualmente la comercialización de la investigación propia tiene un peso secundario, el objetivo es que se convierta en la principal fuente de ingresos de la empresa. Para ello, Onyriq no solo debía gestionar sus proyectos con profesionalidad, sino también evaluar de forma continua las distintas líneas de investigación que agrupan los distintos proyectos de la empresa.

El ejemplo de Onyriq muestra cómo cada vez más empresas de alto valor añadido necesitan acceder a herramientas de gestión de programas y portafolio que antes solo estaban al alcance de los grandes grupos multinacionales, pero a las cuales tienen mejor acceso gracias a la aparición de actores que, como ITM Platform, apuestan por la democratización del sector.

El equipo fundador de Onyriq, hablando, frente a un ordenador

La gestión de programas, requisito del modelo

Pese a su juventud, los fundadores de Onyriq ya han dirigido proyectos de investigación europeos con presupuestos de millones de euros. Aunque un proyecto de gran envergadura no haya sido en ningún momento una preocupación insalvable, sí era novedosa la obligación de investigar con criterios de rentabilidad, difíciles de combinar con la visión a largo plazo que exige la investigación académica. El nudo que permite a Onyriq reconciliar la mentalidad del emprendedor con la del científico no es otra que la gestión de programas. Y es que, dada su experiencia previa como gestores de proyecto, desde el inicio supieron que una pieza central para que la startup pudiera construir un modelo de negocio viable era contar con una herramienta que cumpliera dos objetivos: permitir al equipo adoptar metodologías profesionales de gestión de proyectos y agrupar las distintas líneas de investigación en programas, o grupos de proyectos con objetivos semejantes.

“La gestión de programas anuda la mentalidad del emprendedor con la del científico”

Fue entonces cuando, tras lo que Ainhoa describe como un proceso exhaustivo de búsqueda y evaluación de distintas opciones, finalmente se optó por ITM Platform. Según ella cuenta, “ITM Platform es, de lejos, la solución más completa que pudimos encontrar. Y probamos muchas”.

Además de la gestión unificada de las líneas de investigación como programas de proyectos, algunas de las prestaciones que favorecieron la decisión fueron la gestión de compras e ingresos, con la que Onyriq gestiona los beneficios que generan las distintas cuentas y los proveedores asociados, y la libertad para crear tanto proyectos predictivos como proyectos ágiles.  Si los diagramas de Gantt son perfectos para preparar los proyectos para clientes, los paneles Kanban son muy utilizados para propuestas y proyectos más informales en los que se quiere dar la máxima visibilidad a todos los miembros, de manera que se pueda progresar con un esfuerzo de coordinación reducido.

El hecho de que ITM Platform no sea excesivamente técnico y permita el uso a gestores de proyecto no certificados también ha sido un factor muy importante para garantizar el uso continuado de la herramienta. Otra característica importante es la flexibilidad: “hemos podido configurar la herramienta para adaptarla a nuestro modelo de funcionamiento interno”.

“ITM Platform es, de lejos, la solución más completa que pudimos encontrar. Y probamos muchas”.

En busca del equilibrio de la demanda

Como en cualquier startup, durante los próximos años Onyriq se dedicará a comprobar cuáles de sus hipótesis de negocio son correctas y cuáles necesitan ajustes. Los servicios B2B de Onyriq están tan relacionados con el core business de los clientes, y cambian tanto de un caso a otro que la forma que tome la iniciativa dependerá enormemente de las relaciones comerciales que se consigan consolidar en esta etapa inicial. Aunque las aplicaciones de los polímeros son muy amplias, y muchas de ellas tienen un gran potencial para convertirse en nuevos nichos, el equipo de Onyriq es consciente de que será el mercado quien determine el éxito de cada línea de investigación.  Según Ainhoa, “la importancia de los distintos ejes de nuestra actividad acabará por ser proporcional a la demanda que nos encontremos. Es imaginable que dentro de cinco años consigamos patentar un método de síntesis que tenga éxito para la impresión 3D de prótesis. En ese caso, aunque podríamos llegar a especializarnos en el sector sanitario, sabemos que la diversificación es clave para no depender de los ciclos. De todos modos, está claro que en un entorno tan cambiante y poco predecible como la I+D es fundamental estar preparado y medir cómo están funcionando las cosas en todo momento.”

Esa necesidad de medición está en la base de los procesos internos de Onyriq, que emplea ITM Platform para poder hacer frente a sus dos grandes metas de negocio actuales: la independencia financiera y el pivote continuo.

Independencia financiera

Actualmente, la investigación bajo contrato para empresas que externalizan la innovación de sus procesos representa aproximadamente dos tercios de los ingresos de Onyriq. Estos ingresos se emplean para financiar la investigación propia, cuya explotación está rodeada de incertidumbre y solo puede generar resultados a largo plazo. Una vez sondeada la demanda, la gran meta de Onyriq para los próximos años es que la comercialización de su investigación propia se convierta en la primera fuente de ingresos. Cuando llegue ese momento, la menor dependencia financiera de la investigación externalizada permitirá a Onyriq ser aún más selectivos si cabe con qué servicios se aceptan bajo demanda. Además, las decisiones sobre qué proyectos de investigación propios se ejecutan atenderán a criterios más estrictamente relacionados con el interés novedoso y estratégico de sus desarrollos. Será ése el momento en que los largos plazos de la investigación se puedan ver mejor soportados por el resto de la estructura.

Pivote continuo

Algunas de las apuestas por la comercialización de transferencia podrían no ser viables, debido no sólo a riesgos tecnológicos sino de implantación en el mercado. Como en cualquier portafolio innovador, lo importante es combinar proyectos con distintas expectativas de rentabilidad y grados de riesgo. De esta manera, la viabilidad de los proyectos más conservadores deja espacio para propuestas más arriesgadas.

“En un entorno tan cambiante y poco predecible como la I+D es fundamental estar preparado y medir cómo están funcionando las cosas en todo momento.”

Los procesos de negocio de Onyriq exigen una medición continua de diferentes indicadores clave de rendimiento (KPI) además de ingresos y gastos para poder calcular el retorno sobre las inversiones y evaluar la composición del portafolio. Si de toda startup se espera que pivote a la búsqueda de su modelo, en el caso de Onyriq ese esfuerzo de pivotar se extiende a la vida después del break even. Saber qué líneas de investigación y qué tecnologías están obteniendo más demanda o qué sectores son más rentables seguirá siendo necesario para que Onyriq mantenga la ventaja competitiva en el futuro en un mercado innovador plagado de grandes actores. Y es que en los cimientos del modelo de negocio de Onyriq se encuentra la voluntad de luchar contra las limitaciones de la investigación científica más puntera. Como reconoce Ainhoa: “aunque centros tecnológicos y universidades apuestan por la generación de conocimiento, muchas veces esta I+D no acaba por aplicarse. El objetivo de ONYRIQ es convertir el potencial de la ciencia de polímeros en tecnologías o productos innovadores con un impacto positivo en la sociedad y que, a su vez, permitan modelos de negocio rentables. Para ello, adaptamos nuestro conocimiento a las capacidades reales de la industria y a la situación del mercado.”

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